La informatización del archivo es un proceso multilateral, que incluye desarrollos metodológicos y normativos, trabajo experimental, desarrollo de software, capacitación, implementación, planificación del trabajo. [una]
Desde mediados de los 80. se inicia un trabajo activo sobre la introducción de métodos automatizados para la búsqueda de información documental en la práctica de los archivos. En el campo de la investigación científica, las tecnologías de archivo automatizado no solo tienen un fuerte impacto en las formas de crear y mantener herramientas de referencia y búsqueda, sino que también cambian fundamentalmente la naturaleza del acceso de los usuarios a ellas y las formas de buscar información, lo que hace posible para satisfacer mejor las necesidades de información de archivo de un usuario individual.
En ese momento, en los archivos domésticos, primero el uso episódico y luego masivo de computadoras personales de diseño doméstico, y luego compatibles con IBM (IBM PC XT, por regla general, Robotron, fabricado por la RDA, IBM PC / AT - 286 ) empezó. [2]
Con la transición a Windows 3.11, fueron reemplazados por IBM 386 y 486, luego comenzó la introducción de computadoras personales con procesadores Pentium y Celeron.
Entre el software utilizado en los archivos, cabe destacar las bases de datos. A la hora de crearlos, la elección del DBMS es de gran importancia.
A principios de la década de 1990 Para crear bases de datos se utilizaron DBMS FoxPro 2.0 para DOS , Clipper 5.5, FoxBase, Clarion , etc., que permitieron mantener un modelo de datos relacional, que es un modelo lógico que describe la estructura de datos en forma de conjuntos de relaciones. Desde 1992, el uso masivo de Q&A DBMS por parte de Semantic comenzó en los archivos. Este programa pertenece a las bases de datos no programables. Una característica distintiva de este programa es su versatilidad. Si bien Q&A logró llegar a un compromiso entre la facilidad de crear formularios de entrada y la eficiencia, es inferior a otros paquetes similares en términos de procesamiento de datos (Personal RBase). Sin embargo, esta desventaja fue compensada por las capacidades de red, un potente editor de texto, la capacidad de pasar dos veces por la base de datos dentro de la definición de un informe para obtener información precisa. Junto con preguntas y respuestas, en la década de 1990. g. el entorno de software CDS/ISIS creado por la UNESCO para bibliotecas y archivos también se ha generalizado . [3]
Cuando los archivos se enfrentaron al problema de integrar las bases de datos creadas en un único sistema de información, el modelo relacional reveló sus limitaciones. Para crear un sistema de este tipo, era adecuado un modelo jerárquico o una estructura de datos de red. Además, para procesar grandes cantidades de datos se requiere una estructura cliente-servidor DBMS. Por esta razón, Oracle DBMS , Visual FoxPro , IBM DB2/6000 , Microsoft SQL Server se han utilizado recientemente en archivos . [cuatro]
Un análisis de la experiencia de varios archivos estatales en el campo de la informatización y el uso de métodos de información muestra que las oportunidades modernas que han aparecido en la práctica de los archiveros, así como su enfoque creativo de sus actividades actuales, basadas en las tradiciones del archivo doméstico, elevar la ciencia de los archivos a un nivel cualitativamente nuevo.
Considerando el panorama general de la informatización de los archivos, se debe enfatizar que la informatización por computadora es un proceso bastante joven, causado, en primer lugar, por el desarrollo juvenil de la tecnología y el software especializado. Sin embargo, rastreando las tendencias generales en el desarrollo de la cultura y la ciencia, así como los volúmenes cada vez mayores de información rizada que necesita ser procesada, almacenada y, si es necesario, tener acceso rápido a ella, la informatización de los archivos se convierte en el único solución razonable y prometedora que puede cumplir con todos los requisitos de las industrias de archivo modernas.