Un archivador ( griego antiguo χάρτης "hoja de papiro" + θήκη "lugar de almacenamiento") es una colección ordenada de datos, generalmente en tarjetas u hojas del mismo formato , unidos por un contenido común [1] [2] . Representa un directorio . Los ejemplos son un archivo de tarjeta de paciente en un policlínico y un catálogo de biblioteca .
Cada tarjeta es una unidad de información y proporciona información sobre un objeto almacenado para facilitar la búsqueda de este objeto según ciertos criterios. La ordenación se realiza necesariamente según criterios lógicos : alfabéticamente , por género, por grupos de mercancías , por números, por lugares de almacenamiento de los artículos catalogados, por fecha, etc. [1] .
Como separador se utilizan cartulinas fuertes con un saliente en la parte superior; sirven únicamente para clasificar las fichas colocadas entre ellas. Si no es posible prever todos los casos de clasificación, se utilizan indicadores (en la práctica llamados "raisers" - "riders"): placas de metal especiales con un clip que se colocan en las tarjetas de registro y, formando una repisa, sirven para designar uno u otro signo de clasificación de este último. Los indicadores se fabrican en diferentes colores, formas y tamaños [1] .
A fines del siglo XIX, se encontraron métodos y medios efectivos para buscar tarjetas en un archivador: tarjetas con perforación de borde . Con la ayuda de agujeros perforados a lo largo del borde, se codificaron los datos registrados en la tarjeta.
Para archivar, los archivadores se fotografían en microfichas y luego se utilizan microfichas usando un dispositivo especial.
Se denomina archivo bancario a los documentos de liquidación incumplidos de empresas y organismos pagadores almacenados en el banco y bajo su control [3] . Un documento de liquidación se puede colocar en un índice de tarjeta por varias razones: 1) el cliente no tiene fondos suficientes en la cuenta para ejecutar el documento de liquidación; 2) se espera la aceptación del cliente para la ejecución; 3) se espera el pago sin aceptación [4] .