El trabajo de oficina es una actividad que proporciona documentación, flujo de trabajo, almacenamiento operativo y uso de documentos [1] .
El concepto de "trabajo administrativo" es la actividad asociada a la creación de documentos y el trabajo con ellos en diversas instituciones. Con el tiempo, el trabajo de oficina se está desarrollando activamente como el componente más importante de las actividades del aparato de gestión de cualquier organización o autoridad estatal y gobierno local, ya que todos los temas principales y actuales de sus actividades se registran en los documentos.
La Agencia Federal de Archivos coordina todo el sistema de trabajo de oficina y brinda apoyo metodológico a sus participantes: los fundamentos del trabajo de oficina y el flujo de documentos están bajo la jurisdicción de este departamento. El desarrollo de los formularios de documentos en sí lo lleva a cabo la Agencia Federal de Regulación Técnica y Metrología (conocida como Gosstandart) .
El marco legal regulatorio para el trabajo de oficina y la gestión de documentos incluye: la Constitución de la Federación Rusa, las leyes constitucionales federales, los actos legales codificados, las leyes federales y los estatutos: decretos del Presidente de la Federación Rusa, decretos del Gobierno de la Federación de Rusia , actos jurídicos reglamentarios de los órganos ejecutivos federales que desarrollan y especifican las normas de las leyes pertinentes, determinan los mecanismos para su implementación y aplicación.
En la práctica, se debe prestar especial atención a:
Los Estados Unidos de América hicieron una contribución significativa al desarrollo del sistema de trabajo de oficina. Su competencia incluye trabajos de investigación en el campo de la gestión y archivo de documentos.
Para realizar el trabajo de oficina en las organizaciones modernas, se puede crear un servicio de trabajo de oficina : una unidad estructural a la que se le confían las funciones de realizar el trabajo de oficina, así como las personas responsables del trabajo de oficina en otros departamentos de la organización [2] .
En varias organizaciones, instituciones, autoridades públicas y gobiernos autónomos locales, el servicio administrativo puede denominarse de diferentes maneras: gestión de casos; departamento común; oficina; secretaría, etc
El propósito del servicio de trabajo de oficina es organizar, mantener y mejorar el sistema de trabajo de oficina sobre la base de una política unificada y actos locales internos de la organización utilizando tecnologías de la información modernas en el trabajo con documentos [3] , así como orientación metodológica y control sobre el cumplimiento del procedimiento establecido para trabajar con documentos en divisiones estructurales.
El negocio se divide en tres etapas:
La composición de los documentos organizativos y administrativos en Rusia se determina de acuerdo con el Clasificador de documentos de gestión de toda Rusia ( OKUD ). Las recomendaciones generales para documentar las actividades de gestión y organizar el trabajo con documentos en Rusia están establecidas por el estándar nacional de la Federación Rusa GOST R 7.0.97-2016 “Sistema de estándares para información, biblioteconomía y publicación. Documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el papeleo" [4] .
Circulación de documentos : la actividad de organizar el movimiento de documentos en la empresa desde el momento en que se crean o reciben hasta la finalización de la ejecución: envío desde la organización y (o) envío al archivo.
El flujo de documentos es el movimiento de documentos desde el momento en que se reciben o crean hasta que finaliza la ejecución, el envío o la entrega al caso. Hay tres flujos principales de documentación:
Los documentos recibidos por la organización pasan por:
Todos los documentos secretos pasan por divisiones especiales de empresas o departamentos. La gestión contable y documental se lleva a cabo de acuerdo con reglas especiales, en Rusia está regulada por la ley "Sobre los secretos de estado " [5] .
La automatización del flujo de documentos secretos y el trabajo de oficina en las unidades de régimen secreto se realiza mediante el programa del sistema automatizado de trabajo de oficina secreta (AS SDP) [6] .
En algunas organizaciones, se ha introducido un sistema de procesamiento de documentos electrónicos e intercambio de documentos entre departamentos (destinatarios internos).
Para organizar la gestión de documentos electrónicos , se crea una base de datos en el servidor de la organización , donde se almacenan todos los documentos creados. El acceso a la base de datos se realiza a través de un navegador (por regla general, el desarrollador de la interfaz creada determina el soporte del navegador ). El acceso es posible tanto a través de la red local (interna) como a través de Internet (externa).
Los documentos se guardan o cargan en carpetas de organizaciones específicas y dedicadas. Las carpetas se distribuyen según la estructura jerárquica de la unidad organizativa.
Una persona dotada de los derechos apropiados tiene derecho a crear, modificar, eliminar los documentos creados.