La caja registradora ( KKM ), también es una caja registradora , está diseñada para mecanizar transacciones en efectivo, registrar recibos de efectivo, registrar la compra de bienes, imprimir un recibo de efectivo y enviar datos a los servicios de impuestos (en Rusia, el Servicio de Impuestos Federales de Rusia ) o un operador intermediario que hará lo mismo.
El 13 de julio de 1875, David Brown recibió una patente para "un aparato para transportar mercancías, dinero en efectivo y otros artículos pequeños". A partir de ese momento, comenzó la era de la automatización y contabilidad de las operaciones minoristas. Este sencillo sistema echó raíces en las tiendas del Viejo y Nuevo Mundo durante mucho tiempo , convirtiéndose en el mismo símbolo nostálgico de la época en que, por ejemplo, se convirtió una máquina de refrescos para los soviéticos.
El desarrollo de las megaciudades ha cambiado significativamente el modelo y el estilo del comercio minorista. En las pequeñas tiendas de las ciudades europeas y americanas, el propietario de la tienda, que, por regla general, también era vendedor, conocía a todos sus clientes por su nombre, vendía productos a crédito, que se extinguía a fin de mes, y era generalmente amigo y buen conversador, y su empresa era la principal fuente de chismes y noticias locales. En una gran tienda por departamentos en una gran ciudad, una imagen tan idílica no podría existir: los clientes exigían mayor atención, dinero - contabilidad y vendedores - control. El aparato de David Brown se acaba de crear para controlar todos los cálculos en la tienda.
El sistema consistía en cestas suspendidas de un carrusel de cuerdas. El dependiente, como le llamarían ahora, habiendo aceptado dinero por la mercancía del cliente, la enviaba en una cesta al cajero, quien le devolvía el cambio y el ticket de compra. En una gran tienda por departamentos, el cajero se sentaba en medio de una "telaraña", a lo largo de cuyos hilos fluía el efectivo hacia él desde diferentes departamentos. La primera experiencia de implantación del sistema, realizada en la mayor mueblería de Massachusetts en 1879 , supuso un importante aumento de los volúmenes de venta, una reducción del tiempo de la transacción y un mejor control sobre el movimiento de fondos y el resto de mercancías en El almacén. No se requería la mejor publicidad: el sistema Brown se volvió demandado por todas las tiendas principales y los pedidos llegaron de todos los Estados Unidos y más tarde de Europa.
William Lamson, propietario de la misma tienda de muebles, compró los derechos del invento de David Brown y formó Lamson Cash Railway Company en 1882 . El sistema era tan confiable y sin pretensiones que funcionó correctamente durante muchos años: en los grandes almacenes Lawnes en Nueva York , sirvió fielmente durante cien años sin un solo día de inactividad hasta que la tienda cerró en octubre de 1995 . Su mantenimiento y solución de problemas era cuestión de minutos y lo realizaba cualquier empleado de la tienda con un destornillador y unos alicates. El desarrollo de nuevas versiones del sistema estaba en curso: a principios del siglo XX , la empresa introdujo opciones de alta velocidad basadas en un tubo neumático o, en una versión más simple, basadas en una catapulta hecha de material elástico. Sin embargo, la primera opción seguía siendo la más popular.
James Jacob Ritty, propietario del bar Pony House en Dayton , Ohio , inaugurado en 1871, fue la primera persona en pensar en el control del flujo de efectivo en un establecimiento de múltiples proveedores. El establecimiento popular obstinadamente no obtuvo ganancias, ya que el personal se embolsó regularmente las ganancias, y el despido y la contratación de nuevas personas no resolvieron los problemas. Mientras cruzaba de EE. UU. a Europa, Ritty una vez miró hacia la sala de máquinas del barco y vio un tacómetro allí , lo que le dio la idea de contar el dinero recibido de los clientes de la misma manera que un tacómetro cuenta el número de revoluciones del eje de una hélice. Diseñado en 1879 por Ritty, el dispositivo se parecía más a un reloj que a una caja registradora: el monto de la compra se reflejaba con la ayuda de flechas en una esfera redonda [1] .
Al darse cuenta de que el vendedor podía engañar a tal modelo, Ritti lo mejoró: aparecieron ruedas con números en la caja registradora y su movimiento fue sincronizado por un mecanismo de transmisión. El "sumador" calculó el monto total del pedido, y toda la estructura se colocó en una forma que posteriormente se extendió por todo el mundo. El timbre del dispositivo sonó después de que el visitante se registrara. Este modelo fue apodado "Ritty the Incorruptible Cashier" [1] .
La tercera mejora de Ritty tenía como objetivo proteger los intereses de los compradores: el dispositivo se complementó con una cinta de papel especial, en la que se perforaba el monto de cada transacción realizada por el cajero, lo que permitía asegurarse de que el cliente no estaba engañado. De ahí viene la frase "romper el cheque". Esta característica permitió a las autoridades fiscales hacer posteriormente obligatoria la caja registradora en todos los puntos de venta: mantuvo la información sobre todos los pagos en la memoria. La última modificación de la caja registradora de Ritty estaba equipada con una caja de dinero: secciones para monedas pequeñas y billetes con mecanismos de sujeción para este último. Habiendo patentado su invento, Ritty se lo vendió a John Henry Patterson [1] .
John Henry Patterson creó la National Cash Register Company [2] en 1884. En 1906, los ingenieros de NCR, dirigidos por Charles Kettering, inventaron la primera caja registradora eléctrica con pulsador. Kettering recibió más de veinte patentes por varios inventos durante sus cinco años en la empresa, mejorando el diseño de las cajas registradoras [1] .
Patterson ofreció a los clientes no tanto las cajas registradoras en sí como los beneficios de usarlas, prescribiendo un sistema completo para promocionar productos para sus empleados. Así, de 1884 a 1911, se vendieron más de un millón de cajas registradoras en el mundo, y para 1917, The National Cash Register Company capturó alrededor del 95% del mercado, comprando despiadadamente a los competidores y adoptando sus ideas, y a veces desarrollando instrucciones para comprometerlos. diseños de la competencia, introduciendo que son menos fiables que los de NCR [1] .
Antes de la Gran Guerra Patriótica, las cajas registradoras en la URSS se usaban poco, en su mayoría eran productos importados obsoletos. En 1923, se abrió la primera y única empresa para la reparación de máquinas de escribir, contadoras y cajas registradoras: la Oficina de Mecánica de Precisión de la Primera Universidad Estatal de Moscú. En 1938-1939, el gobierno soviético decidió crear la planta de cajas registradoras (cajas registradoras) de Ryazan , pero el proyecto comenzó solo después de la guerra, en 1946 [3] . Inicialmente, los modelos A1T o la línea de dispositivos CMM eran puramente mecánicos y se operaban mediante una perilla giratoria. Más tarde, su diseño pasó a ser electromecánico, alimentado por una red convencional. Pero incluso con el advenimiento del modelo de caja registradora Oka en 1975 , creado sobre la base del prototipo sueco, todavía se adjuntaba un asa "de fábrica" a la pared lateral de cada máquina, que se usaba en casos de emergencia durante cortes de energía [1 ] .
La caja registradora Oka 4401 se llenó con dos rollos de cintas a la vez: uno se usó para imprimir recibos para el comprador, el segundo se usó para mantener un protocolo de control, se expuso bajo vidrio en el panel junto a los botones, de modo que el cajero pudo ver rápidamente su error [1] .
En la década de 1980, aparecieron las primeras cajas registradoras electrónicas, por ejemplo, Iskra-302A, que tenía memoria incorporada en núcleos magnéticos. Dichos dispositivos se utilizaron en las cajas de ahorros y en la oficina de correos [1] .
Actualmente, los KKM se clasifican solo por diseño.
La caja registradora en Rusia es un instrumento de control estatal sobre la rotación de efectivo , la integridad y la puntualidad en la publicación de recibos de efectivo por parte de las empresas . En el resto del mundo es utilizado por los propietarios para simplificar la contabilidad de los bienes y el control de los vendedores. Una caja registradora moderna incorpora una pantalla , un teclado y una impresora que imprime en una cinta de papel especial.
La caja registradora se utiliza para pagar los bienes vendidos y los servicios prestados. La tarea principal de la caja registradora es registrar en papel (recibo de caja) la transacción de compraventa. Las cajas registradoras son fiscales (utilizadas en países donde está vigente la legislación fiscal) y no fiscales. Las cajas registradoras fiscales se diferencian de las cajas registradoras no fiscales en la presencia de memoria fiscal, un medio de almacenamiento del que no se pueden borrar los datos, así como otras características de diseño descritas por la legislación fiscal local. La memoria fiscal acumula datos sobre las transacciones realizadas con la ayuda de esta caja registradora.
En la Federación Rusa, las reglas para el uso de cajas registradoras están determinadas por la ley "Sobre el uso de cajas registradoras al realizar liquidaciones en la Federación Rusa".
“Artículo 1.1. Conceptos básicos utilizados en esta Ley Federal
Para los efectos de la presente Ley Federal, se utilizan los siguientes conceptos básicos:
equipo de caja registradora: computadoras electrónicas, otros dispositivos informáticos y sus complejos que proporcionan registro y almacenamiento de datos fiscales en unidades fiscales, generación de documentos fiscales, garantía de la transferencia de documentos fiscales a las autoridades fiscales a través de un operador de datos fiscales e impresión de documentos fiscales en papel de acuerdo con las reglas establecidas por la legislación de la Federación Rusa sobre el uso de cajas registradoras.
Según la complejidad del dispositivo, se distinguen cajas registradoras y registradores fiscales. KKM es un dispositivo autónomo en el que el operador (vendedor-cajero) marca el monto de la compra y "desglosa" (imprime) un recibo. FR es un dispositivo que es controlado por una computadora que es parte del lugar automatizado del vendedor-cajero.
En julio de 2016, se adoptaron enmiendas a la ley federal 54 “Sobre el uso de cajas registradoras en liquidaciones en efectivo”, obligando a todos los empresarios a reemplazar las cajas registradoras tradicionales por cajas registradoras en línea que simplifican el proceso de transferencia de datos al Servicio de Impuestos Federales . Se supone que esta innovación hará que el mercado minorista en Rusia sea más transparente [4] .
Desde el 1 de febrero de 2017, las autoridades fiscales dejaron de registrar dispositivos de estilo antiguo. La mayoría de los empresarios cambiaron por completo a las cajas registradoras en línea a partir del 1 de julio de 2017. Quienes trabajan bajo UTII y sobre patente recibieron un aplazamiento anual, su transición debe estar concluida antes del 1 de julio de 2018 [4] .
Las cajas registradoras en línea le permiten enviar cheques por SMS y correo electrónico , así como transferir datos sobre transacciones a la oficina de impuestos. Para su implementación, los empresarios deben gastar dinero en actualizar las cajas registradoras, pagar una suscripción a OFD y garantizar un acceso constante a Internet. El objetivo de la introducción de cajas en línea es reducir el volumen de la economía sumergida, incluso en el ámbito de la microempresa (trabajo desde casa, servicios, comercio ambulante) [5] .
Los nuevos cajeros automáticos en línea casi no son diferentes de los antiguos, muchos de los antiguos se pueden finalizar bajo la nueva ley. La única diferencia está en la forma de cheque (por ejemplo, ahora es obligatorio un código QR) y que además de registrar una compra en un acumulador fiscal (FN), se recibe información de cada pedido a través de un intermediario ( operador de datos fiscales , OFD) a la autoridad fiscal a través de Internet. Los servicios OFD se pagan, se proporcionan mediante suscripción a un costo de tres mil rublos por año por una caja registradora [6] . Un pago oculto adicional es la compra o el alquiler de una unidad fiscal, a menudo con un reemplazo anual [7] . El uso de OFD es obligatorio en la mayoría de las situaciones en las que la ley prevé el uso de cajas registradoras al aceptar efectivo (desde julio de 2018).
La mayor parte del software existente ya admite cajas registradoras en línea. El costo del programa de cajero varía mucho según la funcionalidad. Desde julio de 2018, todos los programas están obligados a enviar datos sobre cada producto (nombre y artículo) a la caja registradora y a la OFD. [ocho]
La secuencia de acciones cuando se trabaja en una nueva caja registradora es la siguiente. El comprador abona la compra mediante transferencia en efectivo o mediante tarjeta bancaria. El cajero ingresa los datos de la compra en la caja registradora. Se genera un cheque. Los datos de la operación realizada se envían a la unidad fiscal. El acumulador fiscal firma el cheque con signo fiscal individual y lo cifra para la transmisión a distancia de la OFD. El acumulador fiscal transfiere el cheque a la OFD. OFD verifica el cheque recibido e informa a KKM sobre la aceptación del documento especificado. OFD guarda los datos recibidos y los transfiere a la autoridad fiscal.
Dificultades en la ejecución del proyectoSegún varios expertos, la introducción de cajas en línea puede convertirse en una carga financiera significativa para las pequeñas y microempresas. Reemplazar una caja registradora costará un promedio de alrededor de 40 mil rublos. El disco fiscal (un dispositivo para cifrar y proteger los datos fiscales, sin el cual es imposible el funcionamiento de las cajas registradoras en línea) debe cambiarse periódicamente. Además, las empresas necesitarán especialistas para instalar y mantener nuevos equipos, y esto aumentará la nómina.
Otro tipo de dificultad está relacionada con el método de transferencia de datos a la OFD, que a su vez transferirá los datos al Servicio de Impuestos Federales. Las cajas en línea solo pueden transmitirlos si hay una señal de Internet, que es muy difícil de conseguir en las tiendas de pueblos y ciudades ubicadas en el sótano.
Otro problema es la capacitación del personal para trabajar en las nuevas cajas registradoras. El vendedor debe preguntar a cada comprador sobre el deseo de recibir un cheque electrónico. Y esto complicará y ralentizará enormemente el proceso de venta.
Al mismo tiempo, a partir de julio de 2017, hubo escasez de acumuladores fiscales en el país, incluso en Moscú [4] .
Cualquier CCP antes de su uso en los puntos de venta debe registrarse en la oficina de impuestos (IFTS) en el lugar de registro de la organización. La solicitud puede ser presentada por el propietario de la entidad legal, de forma independiente, de forma remota a través del LC del Servicio de Impuestos Federales utilizando un EDS, o visitando físicamente la oficina de impuestos y presentando una solicitud en papel.
Para registrar un KKM, deberá preparar los siguientes documentos:
Luego de presentada la solicitud, el Servicio de Impuestos Federales le asigna un número de registro, el cual debe ser registrado en el CCP y Fiscalizar la FN (registrar el CCP)
Después de imprimir el informe de registro en la caja registradora, es necesario transferir los datos del informe a la oficina de impuestos:
1. No. DF,
2. Firma Fiscal,
3. Fecha y hora de impresión del informe
Después de eso, el CCP se considera registrado.
Para la cancelación del registro, se imprime un informe sobre el cierre de la FN en la caja registradora y, por analogía con el registro, los datos se transmiten al Servicio de Impuestos Federales.
Los términos de operación de FN dependen del régimen fiscal, así como del tipo de actividad, por ejemplo, el modo fuera de línea o la venta de bienes sujetos a impuestos especiales.