Gobierno esbelto

Gobierno Lean (del inglés  lean gobierno ): el uso de los principios y métodos de "producción ajustada" para encontrar y utilizar adecuadamente la forma más eficiente y de alta calidad para proporcionar servicios públicos. En la prestación de los servicios públicos, la atención está enfocada a reducir los tiempos de atención de las solicitudes de la población. Minimizar el tiempo de espera en la cola para la ejecución de los servicios públicos es uno de los indicadores KPI más importantes . Los gobiernos de los países donde se aplica este concepto lo ven como el resultado de una mejor comprensión del funcionamiento de los procesos internos de la organización, lo que facilita el rápido desarrollo e implementación de mejoras y, por lo tanto, crea una cultura de mejora continua.

El concepto de “Gobierno Lean” se centra en la gestión y prestación de los servicios a los ciudadanos, así como en la mejora continua de la calidad de los mismos mediante la eliminación del “desperdicio” y la “ineficacia” en los procesos. Esto, a su vez, conduce a una mejor prestación general de servicios, la participación de los funcionarios gubernamentales y la utilidad de los programas y servicios financiados con impuestos. Como regla general, los partidarios de Lean Government también lo ven como un medio para empoderar al gobierno para que brinde más servicios por unidad de inversión.

Métodos y enfoques generales

Muchos métodos de manufactura esbelta se han adaptado con éxito para identificar actividades sin valor agregado (desperdicio) en procesos administrativos, transaccionales y de oficina comunes en agencias gubernamentales. Las prácticas comunes de manufactura esbelta incluyen:

• Value Stream Mapping VSM) es el desarrollo de una representación visual de alto nivel del flujo del proceso que está involucrado en la entrega de un producto o servicio (denominado "flujo de valor") a los clientes. Las actividades de VSM, que normalmente duran de 3 a 4 días, se enfocan en identificar fuentes de actividades sin valor agregado y priorizar posibles actividades de mejora.
• Kaizen  es cambio en beneficio de todos y se basa en la filosofía de la mejora, independientemente de su tamaño, tipo o duración. Las actividades de Kaizen a menudo se centran en eventos de mejora rápida de procesos (llamados eventos de Kaizen) que reúnen a un equipo multifuncional durante un período de 3 a 5 días para estudiar un proceso específico y luego implementar cambios en el proceso. La diferencia fundamental entre los cambios de esta categoría es su relativa insignificancia y rapidez de implementación, es decir, pequeños cambios funcionales sin grandes inversiones y fáciles de implementar en un corto período de tiempo. El secreto de Kaizen radica en la acumulación constante de pequeños cambios, que al final pueden traer resultados significativos más adelante.
• El sistema 5S  es el nombre de un método de organización del lugar de trabajo que utiliza una lista de cinco palabras japonesas que, cuando se traducen al inglés o al ruso [1] , comienzan con la letra C (S) - sorting (ordenar), autoorganización/mantenimiento orden (poner en orden), limpieza sistemática/mantenimiento limpio (brillar), estandarización (estandarizar) y mejora (sostener).

A medida que más y más servicios gubernamentales se entregan electrónicamente, las iniciativas de Lean Government suelen ser aplicaciones de Lean IT .

Los enfoques de gobierno esbelto (gestión) suelen tener las siguientes características:

• Adherirse a un enfoque de servicio al cliente que tenga como objetivo optimizar el valor entregado a la sociedad, la comunidad y/u otras partes interesadas;
• Involucrar a los empleados y partes interesadas externas en actividades de mejora continua y resolución de problemas;
• Implementar un sistema rápido de mejora continua que haga hincapié en la implementación en lugar de la planificación a largo plazo;
• Esforzarse por reducir la complejidad de los procesos y la variabilidad de sus resultados;
• Use métricas de rendimiento y controles visuales [2] para proporcionar comentarios rápidos para mejorar la toma de decisiones y resolver problemas en tiempo real;
• Utilice el pensamiento sistémico al mejorar las actividades.

El gobierno esbelto no fomenta necesariamente impuestos bajos, pero hace un buen uso de los impuestos que ya se están recaudando.

Los principios de "gobierno ajustado" se pueden aplicar en los poderes legislativo, ejecutivo y judicial del gobierno.

Tipos de pérdida

Varias actividades sin valor agregado o de desperdicio ( muda en japonés son “ en:Muda ”) son comunes en los procesos administrativos y de servicio del gobierno. Las prácticas de manufactura esbelta se enfocan en identificar y eliminar estos desperdicios. La siguiente lista muestra las pérdidas habituales del proceso administrativo.

Ocho pérdidas del proceso administrativo

1. Defectos - errores en los datos, falta de información. Contenido que está fuera de especificación, que requiere recursos para corregir.
2. Sobreproducción: informes innecesarios, trabajo innecesario. Producir demasiada información y abrumar al receptor con ella.
3. Espera - Esperando la finalización de la etapa anterior del proceso.
4. Talento no utilizado: la presencia de empleados que no están efectivamente involucrados en el proceso.
5. El transporte es el movimiento de elementos o información que no se requieren para completar un proceso de un lugar a otro.
6. Inventario - bloqueo en el trabajo, exceso de materiales o información que está ociosa (no procesada).
7. Movimiento: las personas, la información o el equipo realizan movimientos innecesarios debido a la disposición del espacio de trabajo, problemas ergonómicos o la búsqueda de objetos que están fuera de lugar.
8. El procesamiento adicional es la realización de cualquier actividad que no sea necesaria para crear un documento de trabajo, informe o servicio.

Las pérdidas en los procesos administrativos y de servicio pueden estar asociadas a:

• recopilación, uso y gestión de la información,
• planificación e implementación de procesos de trabajo,
• eficiencia y eficacia con que trabajan las personas.

Actividad del gobierno lean

Algunas agencias gubernamentales en Rusia, como la corporación estatal Rosatom, utilizan Lean para mejorar la calidad, la transparencia y la velocidad de sus procesos de gestión. Al igual que en los sectores de fabricación y servicios, algunas agencias gubernamentales están implementando prácticas ajustadas junto con enfoques de mejora de procesos Six Sigma . A nivel federal y regional en Rusia, se aplica el concepto de Lean Government, se puede ver en los sitios web de muchas empresas.

Notas

1. ↑ "GOST R 56906-2016 Producción ajustada. Organización del espacio de trabajo (5S)" . Consultado el 8 de abril de 2020. Archivado desde el original el 11 de abril de 2020. (indefinido)
2. ↑ “Frolova I. I. El uso de la gestión visual en la práctica // COMUNICACIÓN VISUAL EN DINÁMICAS SOCIOCULTURALES. Colección de artículos del congreso científico-práctico internacional. Editorial: Universidad Federal de Kazan (Región del Volga), Kazan. 2015"

Literatura

• Womack James P., Jones Daniel T. Producción ajustada. Cómo deshacerse de las pérdidas y lograr la prosperidad de su empresa. - M.,: "Editorial Alpina" , 2011. ISBN 978-5-9614-1654-1
• Womack James P., Jones Daniel T., Russ Daniel. La máquina que cambió el mundo. - M.: Popurrí, 2007. ISBN 978-985-483-889-2
• Golokteev K., Matveev I. Gestión de producción: herramientas que funcionan., - San Petersburgo. : Pedro, 2008. ISBN 978-5-91180-599-9
• Taichi Ohno. El sistema de producción de Toyota: alejarse de la producción en masa . - M: Editorial IKSI, 2012. ISBN 978-5-903148-39-4
• George, Michael L. Lean Six Sigma para el servicio: cómo usar Lean Speed ​​​​y Six Sigma Quality para mejorar los servicios y las transacciones, The McGraw-Hill Companies, 2003.
• Maleyeff, John. Mejorando la Entrega de Servicios en el Gobierno con Lean y Six Sigma, Serie de Estrategia y Transformación, IBM Center for the Business of Government. http://www.businessofgovernment.org/report/improving-service-delivery-government-lean-six-sigma
• Venegas, Carlos. Flujo en la oficina: implementación y mantenimiento de mejoras Lean, Productivity Press, 2007.
• Miller, Ken. No hacemos widgets: superación de los mitos que impiden que el gobierno mejore radicalmente, Governing Books, enero de 2006.
• Kenworthy, Harry. ¡Lean Government NOW!: Aumente el servicio, la capacidad y el compromiso de los empleados mientras reduce los costos y los desperdicios QPIC Press, septiembre de 2017

GOST rusos:

• GOST R 56020-2014 Producción ajustada. Fundamentos y vocabulario.
• GOST R 56404-2015 Producción ajustada. Requisitos para los sistemas de gestión.
• GOST R 56405-2015 Producción ajustada. El proceso de certificación de los sistemas de gestión. Procedimiento de evaluación.
• GOST R 56406-2015 Producción ajustada. Auditoría. Preguntas para evaluar el sistema de gestión.
• GOST R 56407-2015 Producción ajustada. Métodos y herramientas básicas.
• GOST R 56906-2016 Producción ajustada. Organización del espacio de trabajo (5S).
• GOST R 56907-2016 Producción ajustada. Visualización.
• GOST R 56908-2016 Producción ajustada. Estandarización del trabajo.
• GOST R 57522-2017 Producción ajustada. Orientación sobre un sistema integrado de gestión de calidad y manufactura esbelta.
• GOST R 57523-2017 Producción ajustada. Guía del sistema de formación de personal.
• GOST R 57524-2017 Producción ajustada. Flujo de valor.
• GOST R 52614.4-2016 Sistemas de gestión de calidad. Directrices para la aplicación de la ISO 9001 en los gobiernos locales.
• GOST R 54985-2018 Directrices para pequeñas organizaciones sobre la implementación de un sistema de gestión de calidad basado en ISO 9001-2015.
• GOST R 56548-2015 Desarrollo sostenible de entidades administrativo-territoriales. Sistemas de gestión de la calidad. Principios y requisitos generales.
• GOST R 56577-2015 Sistemas de gestión de calidad para autoridades. Requisitos.
• GOST R ISO 9004-2019 Gestión de la calidad. La calidad de la organización. Orientación para el éxito sostenible de una organización.
• GOST R ISO 10014-2008 Gestión de la organización. Directrices para lograr un efecto económico en el sistema de gestión de la calidad.
• GOST R ISO 10015-2007 Gestión de la organización. Directrices de formación.
• GOST R ISO 18091-2016 Sistemas de gestión de calidad. Lineamientos para su aplicación en los gobiernos locales.

Enlaces

• GOST R 56020-2014 Lean manufacturing en Wikisource (el estándar es válido en Rusia desde el 1 de marzo de 2015)
• Sitio web Productividad laboral y apoyo al empleo https://futurerussia.gov.ru/proizvoditelnost-truda-i-podderzhka-zanyatosti
• Sitio web del sistema de producción "Rosatom" de la Corporación Estatal https://www.rosatom.ru/about/system/