Sistema de automatización de flujo de trabajo , sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) : un sistema automatizado de múltiples usuarios que acompaña el proceso de gestión del trabajo de una organización jerárquica para garantizar que esta organización realice sus funciones. Al mismo tiempo, se asume que el proceso de gestión se basa en documentos legibles por humanos que contienen instrucciones para los empleados de la organización que son necesarias para su ejecución.
La asignación de esta categoría de sistemas automatizados (el concepto de flujo de trabajo ) es típica para el espacio postsoviético , las clases de software globales cercanas son los sistemas de gestión de registros y los sistemas ECM .
Flujo de documentos : el movimiento de documentos en una organización desde el momento en que se crean o reciben hasta la finalización de la ejecución o envío (GOST R 7.0.8-2013); complejo de trabajos con documentos: aceptación, registro, distribución, control de ejecución, formación de casos, almacenamiento y reutilización de documentación, obra de referencia.
La gestión electrónica de documentos (EDM) es un mecanismo único para trabajar con documentos presentados en formato electrónico, con la implementación del concepto de "trabajo de oficina sin papel".
Un documento legible por máquina es un documento adecuado para la lectura automática de la información contenida en él, registrada en soportes de información magnéticos, ópticos y de otro tipo.
Un documento electrónico (ED) es un documento creado utilizando herramientas informáticas de procesamiento de información que se puede firmar con una firma electrónica (ES) y guardar en un medio de máquina en forma de archivo del formato apropiado.
Una firma electrónica (ES) es un análogo de una firma manuscrita , que es una herramienta de seguridad de la información que brinda la capacidad de controlar la integridad y autenticar documentos electrónicos.
Las tecnologías de automatización se pueden utilizar en la producción de documentos legales, como contratos de trabajo y documentos de planificación patrimonial, utilizando potencialmente una interfaz en línea o un árbol de decisiones [1] . En los grandes bufetes de abogados, los sistemas de recopilación de documentos se utilizan a menudo para organizar el trabajo, por ejemplo, mediante la creación de términos y condiciones complejos y los primeros borradores de acuerdos de préstamo [2] [3] .
Con la liberalización del mercado de servicios legales en el Reino Unido iniciada por la Ley de Servicios Legales de 2007 [4] , las grandes instituciones han ampliado sus servicios para incluir asistencia legal a sus clientes [5] [6] . La mayoría de estas empresas utilizan algún elemento de tecnología de automatización de documentos para brindar servicios legales para trabajar con documentos a través de Internet [7] . Esto se ha visto como un presagio de una tendencia hacia la comercialización, donde tecnologías como la automatización de documentos conducen a grandes volúmenes de servicios legales de bajo margen "empaquetados" y puestos a disposición de audiencias de mercado masivo [8] [9] [10] .
Pólizas de seguro y certificados, según el tipo, los documentos de póliza también pueden tener cientos de páginas y contener información específica sobre el asegurado. Por lo general, en el pasado, estos paquetes de documentos de seguros se creaban a) escribiendo letras de forma libre, b) agregando folletos preimpresos, c) editando plantillas y d) personalizando los gráficos con la información requerida, luego clasificando e insertando manualmente todos los información requerida. documentos en un solo paquete y reenvío al asegurado. Varios documentos incluidos en un paquete pueden incluir los siguientes tipos de documentos:
Armar un paquete puede llevar mucho trabajo. En la mayoría de los sistemas de administración de políticas, el sistema crea una declaración de política de algún tipo como punto de partida, pero es posible que deba personalizarse y complementarse con otro material necesario.
Según la agencia International Data Corporation , mencionada por PC Week [11] , en 2012, el costo de las empresas para implementar el EDMS aumentó en un 20 % en comparación con 2011, y el volumen de ventas de productos de software en circulación, en un 13 %. Según la revisión de la agencia analítica TAdviser, presentada en el material Cnews [12] , el mercado ruso de EDMS (ECM) y los servicios para su implementación en 2012 ascendieron a 25,6 mil millones de rublos, y el crecimiento anual del mercado es de 20 a 35 por ciento. El mercado ruso incluye tanto sistemas domésticos creados dentro del país como soluciones basadas en los EDMS más grandes (en Occidente, se usa la abreviatura EDMS) y sistemas ECM (IBM Lotus - Notes, Microsoft SharePoint , etc.).
El líder en el número de proyectos implementados para la implementación de EDMS es el producto Delo de la empresa Electronic Office Systems (49 por ciento de los proyectos). Entre los proyectos más grandes para la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos en el sector comercial en 2012-2013, la revisión incluye la implementación de Delo EDMS en el Banco Central (60 mil usuarios), la implementación de EMC Documentum en Rostelecom (56 mil empleados), el proyecto para la implementación de DocsVision en Sberbank (50 mil usuarios). Los autores de la revisión se refirieron a los mayores integradores de EDMS, las empresas Logic of Business , CROC Incorporated , InterTrust ( CompanyMedia ), EOS y todos sus socios (EDS Delo y EOS para Sharepoint), Parma-Telecom (basado en SAP/R3) y " Holemont " (basado en el EDMS THEZIS ).
Según el informe analítico de la empresa de San Petersburgo DSS-Consulting (a la que hace referencia IT-Bestsellers [13] ), los productos más implementados del mercado nacional de EDMS incluyen los siguientes: en términos de número de proyectos de implementación en 2012 - EDMS Delo (25,3% de los proyectos), Directum (23,6%), DocsVision (13,3%), 1C: Gestión documental (12,7%), CompanyMedia (5,9%); por el número de estaciones de trabajo - EDMS Delo (40,1%), CompanyMedia (17,5%), DocsVision (17,1%), Directum (8%). Otro criterio es el número de nuevas implementaciones en 2012, en esta posición los líderes son cinco productos - EDMS Delo (42,1%), Directum (28,2%), DocsVision (9,3%), ECM Logic (BOSS-Referente) (6,1%) y TESIS (4,3%).
En cuanto al sector público, según el informe de la Secretaría de Comunicaciones y Comunicaciones [14] , con base en datos de una encuesta a 79 departamentos, en 2013 se introdujeron SGED en 74 órganos del ejecutivo federal, de los cuales 4 órganos (FSSP, Servicio de Impuestos Federales, Ministerio de Cultura y Ministerio de Transporte) utilizan varios sistemas diferentes, y 17 departamentos están conectados a sistemas de gestión de documentos electrónicos interdepartamentales (23% de todos los organismos), y tres de ellos también están conectados a elementos de gobierno electrónico. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos no se introdujeron en FSTEC, FSB, SVR, Rostourism y el Ministerio del Interior.
Los siguientes documentos normativos definen los conceptos básicos y regulan las principales disposiciones en el campo de los sistemas de automatización de flujos de trabajo: