Gestión de registros (ing. Gestión de registros ): la gestión de los documentos de una organización desde el momento en que se crean hasta la destrucción final. Esta práctica incluye la formación de documentos en el trabajo de oficina, su almacenamiento, protección y destrucción (o, en algunos casos, almacenamiento de archivo ).
Un documento (registro) puede presentarse en un soporte tangible (papel, microficha , microfilm ) o en forma digital (archivos en cinta magnética, CD, disco duro, etc.). Estos pueden ser actas de nacimiento , radiografías , documentos , bases de datos , datos de solicitud o correo electrónico.. La gestión de registros se centra principalmente en los registros de las actividades de una organización y, por lo general, se aplica de acuerdo con el valor legal de los registros en lugar de su forma física. Los documentos se diferencian de los archivos por la presencia de detalles (número de referencia, nombre de la organización, firma de la dirección, sello, etc.). El almacenamiento suele estar sujeto a documentos con detalles que salen del proceso de trabajo de oficina y, según las condiciones de almacenamiento (de acuerdo con la nomenclatura), entran en la categoría de almacenamiento temporal o permanente.
Anteriormente, el término "gestión de registros" se utilizaba para referirse a la gestión de aquellos registros que ya han dejado de usarse diariamente, pero que aún no han caducado - "semiactuales", "inactivos", a menudo almacenados en el sótano o fuera de la empresa. Un uso más moderno del término incluye todo el ciclo de vida de un registro, desde el punto de creación hasta la destrucción final.
La norma ISO 15489:2001 define la gestión de registros como “ el área de gestión responsable del control efectivo y sistemático de la creación, recepción, almacenamiento, uso y destrucción de registros, incluido el proceso de recopilación y mantenimiento de datos sobre las actividades y transacciones de un empresa en forma de registro ”.
ISO define un registro como " información creada, obtenida y almacenada, como evidencia o información, por una organización o persona de acuerdo con una obligación legal o la realización de un negocio ".
El Consejo Internacional de Archivos (ICA) define un registro como " información registrada preparada u obtenida en el proceso de iniciar, realizar y completar una actividad corporativa o individual, incluido el contenido, el contexto y la estructura suficiente para proporcionar evidencia de la actividad ". La palabra clave en las definiciones es evidencia. En pocas palabras, un registro se puede definir como "evidencia de un evento".
Las prácticas de gestión de registros pueden incluir:
De acuerdo con las reglas básicas de la gestión de documentos, los sistemas automatizados son una ayuda en la recopilación, clasificación y gestión continua de documentos a lo largo de su ciclo de vida. Dicho sistema puede estar basado en papel (como las fichas utilizadas en una biblioteca ) o basado en computadora ( aplicación de gestión de registros electrónicos ).
Según la norma ISO 15489:2001, la gestión de registros incluye:
La gestión de registros físicos incluye varios controles y puede basarse en diversas formas de experiencia . Los registros deben ser identificados y autenticados. Por regla general, se trata de una cuestión de sistematización y recuperación de información; en algunos casos es necesario un manejo más cuidadoso.
Un elemento representado como un registro legal requiere autenticación. Es posible que el documento (u otra evidencia tangible) deba ser examinado por expertos forenses para determinar su autenticidad y documentar cualquier daño, alteración u omisión en el contenido. En casos extremos, los elementos pueden examinarse a través de un microscopio , rayos X , datación por radiocarbono y análisis químico . Este nivel de verificación es raro, pero requiere un cuidado especial al crear y mantener registros organizacionales.
Los registros deben almacenarse de tal manera que, por un lado, se pueda acceder a ellos y, por otro lado, deben estar protegidos de posibles influencias externas. Un documento en papel típico puede almacenarse en un archivador en una oficina; sin embargo, algunas organizaciones utilizan salas controladas por microclima (incluidas la temperatura y la humedad ). Los registros críticos deben almacenarse en cajas fuertes o cámaras resistentes a terremotos para protegerlos contra incendios , inundaciones , terremotos y otras colisiones. En casos extremos, es necesario que la grabación esté aislada de influencias externas y disponible públicamente (un ejemplo sería un original firmado de la Constitución de los EE . UU .). Es posible que sea necesario consultar a los ingenieros civiles para determinar si el espacio puede acomodar efectivamente estantes y gabinetes de papel. Históricamente, algunas embarcaciones militares se han diseñado con el peso de sus procedimientos operativos en papel como parte del lastre de ecualización (los sistemas modernos de mantenimiento de registros han transferido esta información al almacenamiento electrónico). Además de almacenar registros en las instalaciones de la organización, muchas organizaciones almacenan sus registros fuera del sitio mediante contratos con empresas comerciales de almacenamiento fuera del sitio .
La ruta de un documento retirado de su lugar de almacenamiento habitual se denomina circulación. A menudo se soluciona mediante un simple procedimiento escrito. Sin embargo, la mayoría de los sistemas de hardware modernos utilizan sistemas informáticos, incluidos lectores de códigos de barras y tecnologías de etiquetas de radio, para rastrear el movimiento de un documento. También se pueden usar para auditorías periódicas para detectar el movimiento no autorizado de un registro.
Dar de baja los registros no siempre significa destrucción, pueden ser trasladados a un archivo, a un museo oa un particular . La cancelación debe llevarse a cabo de conformidad con la ley , estatuto, reglamento o procedimientos operativos; se deben tomar precauciones para evitar la divulgación inadvertida de información. El proceso debe estar bien documentado, comenzando con un protocolo de mantenimiento de registros, políticas y procedimientos aprobados a un alto nivel. Debe conservarse una lista de registros destruidos, incluido un certificado de destrucción. Las organizaciones nunca se deshacen de los registros tirándolos a la basura: la mayoría usa una trituradora para triturar el papel en pequeñas tiras o pedazos, o quema lo que necesita.
Los productos disponibles en el mercado están diseñados para administrar registros a través de los procesos de entrada en vigor, vencimiento, retención, planificación de retención y desmantelamiento de registros. En algunos casos, la tecnología RFID también se usa para rastrear el archivo físico.
Los principios generales de la gestión de registros se aplican independientemente del formato de los registros. Los registros digitales (en su mayoría denominados registros electrónicos) plantean cuestiones controvertidas específicas: un registro que no está físicamente presente es más difícil de mantener y proteger el contenido, el contexto y la estructura.
Los requisitos funcionales de los sistemas informáticos para la gestión de registros electrónicos han sido elaborados por el Departamento de Defensa de EE. UU. [1] , los Archivos Nacionales de Inglaterra y Gales [2] y la Comisión Europea , cuyo estándar MoReq (Requisitos modelo para la gestión de registros electrónicos) [3] se ha traducido como mínimo a 12 idiomas (incluido el ruso) y se utiliza tanto en Europa como fuera de ella. El estándar fue desarrollado por iniciativa del foro DLM , financiado por la Comisión Europea. [4] .
Los principales problemas están relacionados con la capacidad de acceder y leer registros electrónicos a lo largo del tiempo: el rápido desarrollo de la tecnología puede hacer que el software utilizado para crear registros quede obsoleto y que los propios registros queden fuera del alcance del lector. Bajo los auspicios de la preservación del patrimonio digital, se está investigando mucho para resolver este problema . La Public Record Office Victoria (PROV) , ubicada en Melbourne , Australia , ha publicado su Victorian Electronic Records Strategy (VERS) , que incluye un estándar para la protección, el almacenamiento a largo plazo y el acceso a los registros electrónicos existentes. VERS ha sido adoptado por todos los departamentos gubernamentales de Victoria. PROV ha creado un archivo electrónico para brindar al público en general acceso permanente a los registros.
Desde 2005, la gestión de registros ha sido de gran interés entre las corporaciones debido a la necesidad de cumplir con las nuevas normas y reglamentos. Si bien las estructuras gubernamentales, legales y médicas mantuvieron registros de acuerdo con reglas estrictas e históricamente establecidas, el mantenimiento de registros corporativos comunes se implementó sin estar lo suficientemente estandarizados. Además, el escándalo entre Enron y la firma de contabilidad Arthur Andersen y todos los escándalos recientes de administración de registros han renovado el interés en la retención de registros corporativos, los requisitos de retención, la preparación de litigios y asuntos relacionados. En los EE . UU ., la Ley Sarbanes-Oxley ha traído desafíos adicionales para que los oficiales de cumplimiento los aborden, lo que resultó en un proceso de mantenimiento de registros más estandarizado dentro de una organización. Casi todos los años 90 fueron discusiones entre empleados y gerentes de TI: el enfoque principal estaba en ampliar los aspectos legales, y ahora se centra en el cumplimiento y los riesgos .
Garantizar el secreto y la protección de los registros, así como prevenir el robo de datos personales , se han convertido en tareas importantes para los escribanos. La tarea de estos últimos en promover la protección de los registros se ha incrementado, llamando la atención sobre los problemas existentes. La importancia del momento de la retención y destrucción de los registros se destaca por la necesidad de tomar medidas para garantizar que no se retenga cierta información sobre las personas.
El tema más significativo fueron los cambios necesarios en la cultura individual y corporativa , beneficiando tanto a los grupos de interés internos como externos. La gestión de registros a menudo se considera una tarea innecesaria o de baja prioridad en el nivel más bajo de una organización. Los eventos publicitados han demostrado que, de hecho, la gestión de registros es responsabilidad de todos los individuos dentro de la corporación y las entidades corporativas.
Un tema que se consideró muy controvertido entre los empleados fue la adopción acrítica de los Sistemas de Gestión de Documentos y Registros Electrónicos (EDRMS). Según un renombrado pensador empresarial:
En cuanto al usuario promedio, EDRMS es algo que no quiere, no le gusta o no puede usar. Como tal, no sorprende que tan pocos usuarios adopten estos sistemas: un compañero de trabajo me dijo una vez: "Obligarme a usar EDRMS es como obligar a un yesero a trabajar con un martillo".
Y ahora, finalmente, es el momento de volver la vista hacia la profesión de administración de registros como tal. En mi opinión, estamos a un paso de permitir que nuestra obsesión ciega con EDRMS nos convierta en una especialidad intelectualmente estéril dirigida por proveedores. Durante la mayor parte de la última década, hemos dejado que otros piensen por nosotros y hemos llegado a confiar en EDRMS como nuestra "muleta intelectual". Pero no se equivoquen al respecto, la culpa de esto es únicamente nuestra. Como niños que siguen al flautista de Hamelín en un cuento de hadas, nos dejamos hipnotizar por la melodía que tocaban aquellos a quienes seguíamos, sin cuestionar ni discutir, dondequiera que nos llevara la tecnología.
Texto original (inglés)[ mostrarocultar] En lo que respecta al usuario promedio, el EDRMS es algo que no desea, no le gusta y no puede usar. Como tal, no es de extrañar que tan pocos usuarios los acepten, como me dijo una vez una persona: "Hacerme usar un EDRMS es como pedirle a un yesero que use un martillo". Y ahora, finalmente, es el momento de volver la mirada hacia la propia profesión de gestión de registros. En mi opinión, hemos estado a punto de permitir que nuestra obsesión ciega con EDRMS nos convierta en una profesión intelectualmente estéril y dirigida por proveedores. Durante la mayor parte de una década, hemos permitido que otros piensen por nosotros y hemos llegado a confiar en EDRMS como nuestra muleta intelectual. Pero no se equivoquen al respecto, la culpa de esto recae directamente en nosotros. Como niños que siguen al flautista de Hamelin, nos dejamos encantar tanto por la melodía que se tocaba que fuimos conducidos, sin cuestionamientos ni debates, adondequiera que nos llevara la tecnología. — Steve Bailey, El debate de RMS: El caso contra EDRMS. [5] .Otro tema de gran interés para los empleados es el impacto de las redes sociales como Wiki , Facebook , Twitter en las prácticas, requisitos y principios tradicionales de gestión de registros.
Muchos colegios y universidades ofrecen programas de grado en biblioteconomía o ciencias de la información que cubren la gestión de registros. Además, existen organismos profesionales como la Asociación de Gestión de Registros de Australasia (RMAA), el Instituto de Administradores de Registros Certificados, que proporcionan evaluaciones profesionales separadas, no certificadas, para ejercer y adquirir Administrador de Registros Certificado (CRM). Oportunidades educativas adicionales en forma de un programa certificado también son proporcionadas por:
La Asociación Colaborativa de Sistemas de Cuadernos Electrónicos (CENSA) brinda capacitación y cursos y seminarios prácticos sobre la gestión del ciclo de vida completo de los registros científicos y técnicos y los Estándares de Prácticas de Registros Electrónicos de Calidad (Q-ERPS). La Universidad de Australia Meridional ofrece certificados, diplomas y maestrías en Gestión de información comercial y Gestión de bibliotecas e información como especialista en gestión de flujo de registros.
Una adición reciente a la educación en gestión de registros en los Estados Unidos es MARA [6] , un programa de maestría en Archivos y Gestión de Registros ofrecido por la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información de la Escuela de Biblioteconomía y Ciencias de la Información de la Universidad Estatal de San José). El Departamento de Ciencias de la Computación de la Universidad de Michigan ofrece otra opción para especializarse en administración de registros y archivos como parte de su título de MSI (Maestría en Ciencias de la Información). Wayne State University en Detroit ofrece una evaluación en línea para la especialización en Administración de registros e información. [7]
El Sistema de gestión de documentos y registros electrónicos (EDRM) es un software (o conjunto de programas) que se utiliza para rastrear y almacenar documentos. El término es distinto de "sistemas de procesamiento de imágenes" o " sistemas de gestión de documentos ", que se especializan en la captura de imágenes o la gestión de documentos, respectivamente. Los sistemas de gestión de registros (ERM) suelen proporcionar una funcionalidad especializada para la seguridad y el control de documentos, adaptada a las necesidades de los empleados.
La Administración Nacional de Archivos y Registros de EE. UU. (NARA) respaldó el estándar 5015.2 del Departamento de Defensa de EE. UU. como "un marco adecuado y viable para abordar los desafíos fundamentales de la gestión de registros en un entorno automatizado que describe cada vez más su creación y uso ". [ocho]
Los proveedores de sistemas de administración de registros pueden obtener la certificación del estándar 5015.2 del Departamento de Defensa de los EE. UU. al aprobar el Comando de prueba de interoperabilidad conjunta (JITC), que desarrolla casos de prueba (casos de prueba) , escribe informes detallados de resumen 5015.2 y realiza investigaciones de productos de software en línea.
Los Archivos Nacionales del Reino Unido han publicado dos conjuntos de requisitos funcionales para promover el mercado de software de gestión de registros electrónicos (1999 y 2002). También lanzó un programa de evaluación de productos contra los requisitos de 2002. Aunque originalmente se formularon con la participación del gobierno central, fueron adoptados con entusiasmo por una gama más amplia de servicios públicos en el Reino Unido y otros países. Los programas de prueba están actualmente cerrados y los Archivos Nacionales ya no aceptan solicitudes para ellos. Sin embargo, los requisitos de los Archivos Nacionales de 2002 siguen siendo relevantes.
La Comisión Europea publicó MoReq (ver arriba) en 2001. [9] Aunque no es formalmente un estándar, MoReq se conoce como este tipo de documento normativo. [10] Fue financiado por la iniciativa IDA y desarrollado con aportes del foro DLM. En febrero de 2008 se publicó una importante actualización de MoReq, conocida como MoReq 2. [11] MoReq 2 también fue iniciado por DLM Forum y financiado por la Comisión Europea (en este caso, IDABC, el sucesor de IDA). [12] MoReq va acompañado de un marco de prueba de software y un esquema XML ; En la conferencia DLM Forum en Toulouse en diciembre de 2008, se estableció el cumplimiento del sistema de pruebas de software.
Los Archivos Nacionales de Australia publicaron los Requisitos Funcionales de ERMS [13] y las directrices relacionadas para el uso de los Requisitos Funcionales de ERMS como borrador preliminar en 2006 [14] .
Los Archivos de Nueva Zelanda publicaron "Mejores prácticas independientes", un estándar para sistemas de mantenimiento de registros electrónicos (Estándar 5) en junio de 2005 [15] emitido de conformidad con el Artículo 27 de la Ley Pública de 2005. [dieciséis]
Los centros comerciales para la prestación de estos servicios se especializan en el almacenamiento de documentos en papel y electrónicos de la organización. Proporcionan almacenamiento seguro y de alta densidad de documentos en papel y pueden proporcionar control climático para medios de almacenamiento informales que requieren un almacenamiento especial. La organización de la industria para ellos es PRISM International, una asociación internacional sin fines de lucro que reúne a empresarios y expertos líderes en el campo de la gestión de registros y flujo de información.