Sistema de gestión de documentos

Sistema de gestión de documentos , DMS , DMS ( eng.  Sistema de gestión de documentos ) - un sistema informático (o un conjunto de programas informáticos ) que se utiliza para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes (imágenes y otros artefactos ) de documentos en papel. Los sistemas de gestión de documentos (DMS) generalmente se consideran un componente de los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECMS), un tipo de sistemas de gestión de contenido (CMS).

En general, los sistemas de gestión de documentos (DMS) proporcionan almacenamiento, control de versiones , etiquetado de metadatos y seguridad con respecto a los documentos, así como funciones de indexación y búsqueda avanzada de documentos.

Servicios DMS

Metadatos

Los metadatos generalmente se almacenan para cada documento. Los metadatos, por ejemplo, pueden incluir la fecha en que se ingresó el documento al repositorio y el identificador del usuario que realizó esta acción. El DMS también puede extraer metadatos del documento automáticamente o solicitarlo al usuario. Algunos sistemas brindan un servicio OCR para documentos escaneados o extraen texto de documentos electrónicos. Usando el texto extraído, el sistema le permite buscar un documento por palabras clave dentro del documento.

Integración

Muchos sistemas de gestión de documentos intentan integrar la función de gestión de documentos directamente en varias aplicaciones, lo que permite al usuario recuperar un documento directamente del repositorio del sistema de gestión de documentos, realizar modificaciones y guardarlo en el repositorio como una nueva versión, todo en uno. aplicación, sin salir de ella. Esta integración está disponible principalmente para suites ofimáticas y clientes de correo electrónico o software diseñado para trabajo en grupo/equipo. La integración suele implicar el uso de estándares abiertos como: ODMA, LDAP , WebDAV y SOAP .

Capturar

Digitalización de documentos en papel mediante escáneres y MFP . El software OCR también se usa a menudo para convertir imágenes digitales en texto legible por máquina.

Indexación

La indexación brinda la capacidad de clasificar documentos por medio de metadatos y un índice de diccionario del texto extraído del documento. La indexación existe principalmente para admitir capacidades avanzadas de búsqueda de documentos. Una de las principales condiciones para una búsqueda rápida y de alta calidad es la creación de un índice de documentos.

Bóveda

Almacena documentos electrónicos. El almacenamiento de documentos también incluye la gestión de los mismos documentos que almacena. El almacenamiento también asegura la migración de un medio a otro y la integridad de los datos.

El almacenamiento de documentos puede ser tanto almacenamiento de archivos como almacenamiento en forma de DBMS (base de datos). A su vez, el almacenamiento de documentos en el DBMS se puede producir tanto en una (única) base de datos como en bases de datos separadas.

Requisitos reglamentarios

Los principales requisitos normativos para los sistemas de gestión de documentos de las organizaciones incluyen:

Véase también

Notas

  1. ↑ Ley Federal del 29 de diciembre de 1994 N 77-FZ "Sobre la copia obligatoria de documentos" (con modificaciones y adiciones) | GARANTÍA . base.garant.ru . Consultado el 19 de mayo de 2021. Archivado desde el original el 22 de marzo de 2012.
  2. ↑ Ley Federal del 06/04/2011 N 63-FZ "Sobre la firma electrónica" (con modificaciones y adiciones) | GARANTÍA . base.garant.ru . Consultado el 19 de mayo de 2021. Archivado desde el original el 19 de mayo de 2021.
  3. ↑ Orden de la Agencia Federal de Archivos del 20 de diciembre de 2019 N 236 "Sobre la aprobación de la Lista de documentos de archivo administrativo estándar generados en el curso de las actividades de los organismos estatales, gobiernos locales y organizaciones, indicando sus períodos de almacenamiento" | GARANTÍA . base.garant.ru . Consultado el 19 de mayo de 2021. Archivado desde el original el 19 de mayo de 2021.
  4. ↑ Orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa del 31 de marzo de 2015 N 526 "Sobre la aprobación de las reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en estado autoridades, gobiernos locales y organizaciones" | GARANTÍA . base.garant.ru . Consultado el 19 de mayo de 2021. Archivado desde el original el 19 de mayo de 2021.
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