Auditoría de pago

Auditoría de la caja : verificar la legalidad y corrección de la implementación de transacciones comerciales con efectivo y otros valores almacenados en la caja de una entidad económica, su documentación y aceptación contable . La auditoría de la caja puede realizarse como parte de una medida de control financiero (por ejemplo, una auditoría documental ) o como una auditoría separada.

El procedimiento para realizar transacciones en efectivo

El procedimiento para realizar transacciones en efectivo en la Federación Rusa está regulado por el Banco Central de la Federación Rusa y es obligatorio para todas las personas jurídicas. Requisitos principales:

1. Todas las entidades comerciales de cualquier forma organizativa y legal mantienen su dinero en cuentas bancarias .
2. Las entidades comerciales realizan pagos a sus contrapartes en forma no monetaria a través de bancos . El Banco Central establece un límite para las liquidaciones en efectivo entre personas jurídicas en una sola transacción .
3. Para realizar las liquidaciones en efectivo, las entidades comerciales deben organizar un lugar para una caja y llevar un libro de caja .
4. Las medidas para garantizar la seguridad del efectivo durante las transacciones en efectivo, el almacenamiento, el transporte, el procedimiento y los términos para realizar controles sobre la disponibilidad real de efectivo están determinados (desde 2014) por una entidad legal, un empresario individual de forma independiente.
5. Está permitido aceptar dinero de individuos solo mediante el uso de cajas registradoras (esto se aplica no solo al efectivo, sino también a transferencias no monetarias a una cuenta o débito de una tarjeta bancaria) .
6. Las entidades comerciales, excepto las pequeñas empresas y los empresarios individuales , pueden tener una cantidad limitada de efectivo disponible. El límite del saldo de efectivo lo establece la empresa de forma independiente y no debe excederse. Si la caja recibe efectivo en exceso del límite establecido, deberá ser ingresado en la cuenta bancaria el mismo día. No está permitido acumular efectivo en la caja para ningún propósito (con excepción del período de pago de salarios a los empleados  , no más de tres días hábiles).
7. La aceptación de efectivo en la caja se realiza mediante un documento primario especial  : orden de recibo de efectivo , que está firmada por el jefe de contabilidad . La parte de corte de una orden de pago entrante, llamada recibo , está firmada por el contador jefe y el empleado de caja ( cajero ) y se entrega a la persona que depositó el dinero.
8. La emisión de dinero de la caja se emite mediante una orden de gasto en efectivo que, a diferencia del recibo, está firmada no solo por el contador jefe, sino también por el jefe de la entidad comercial. Si la emisión se realiza el mismo día y sobre la misma base (por ejemplo, salarios) para muchas personas, está permitido redactar una declaración.
9. El cajero tiene derecho a emitir dinero desde la caja solo con la presentación de un pasaporte (u otro documento de identificación). La persona que recibió el dinero firma la orden o declaración de su puño y letra. El cajero no tiene derecho a dar dinero a otra persona, sino por poder otorgado en la forma prescrita. Todos los documentos corroborativos adjuntos a la orden de caja de gastos se cancelan con el sello "PAGADO" con la fecha (para que estos documentos no se puedan volver a utilizar) .
10. Transcurridos los plazos de pago establecidos (no más de cinco días), el cajero deberá depositar las cantidades no desembolsadas, es decir, tenerlas en cuenta en un registro especial , y dejar constancia del estado de cuenta .
11. Los pedidos de efectivo entrantes y salientes, cuando se emiten y antes de que se transfieran a la caja, son registrados por el departamento de contabilidad en un diario especial.
12. Las entidades económicas están autorizadas a emitir órdenes de pago electrónicas de recibos y gastos. No es necesario imprimir documentos, pero el cajero, el contador y el destinatario del dinero deben tener una firma electrónica. Una entidad comercial puede combinar documentos electrónicos y en papel (hacer parte de las órdenes de pago en papel, parte electrónicamente o elaborar electrónicamente solo recibos de caja e imprimir todas las órdenes salientes).
13. Cada recibo de dinero en la caja registradora y cada gasto de dinero de la caja registradora se registra en el libro de caja. Dicho libro debe ser emitido en cualquier entidad económica, sus hojas están numeradas, el libro está atado y sellado con un sello de masilla . Cada hoja del libro de caja corresponde a las transacciones de un día. Al mismo tiempo, se completa una copia desprendible de la hoja del libro de caja, llamada informe de caja . El informe del cajero se transfiere diariamente al departamento de contabilidad junto con todos los documentos de caja para su contabilidad.
14. Si se detecta un gasto de dinero de la caja que no está confirmado por la firma del destinatario, dicho gasto se documenta como faltante . Sobre la base de un acuerdo de responsabilidad total , dicha falta puede recuperarse del cajero en su totalidad. Si se revela un excedente de fondos en la caja registradora, dicho excedente se contabiliza como ingreso de la empresa.
15. El cajero tiene prohibido guardar dinero ajeno y valores que no estén relacionados con la caja de una entidad económica. El cajero es totalmente responsable de la seguridad de todos los valores aceptados y de los daños causados ​​tanto como resultado de acciones intencionales como resultado de una actitud negligente o deshonesta en el desempeño de sus funciones.
16. El titular de la entidad económica podrá organizar periódicamente chequeos repentinos de caja con recuento completo de dinero y valores. El saldo de caja real en la caja registradora se compara con los datos del libro de caja. Para realizar los controles de caja, se designa por orden una comisión de inventario .

Además del efectivo, en la caja de una entidad económica se pueden almacenar los siguientes objetos de valor:

• valores ,
• documentos monetarios ( sellos postales , billetes de viaje , etc.) ,
• obsequios valiosos para alentar a los empleados,
• formas de informes estrictos ( formas numéricas de libros de trabajo , documentos de transporte, etc.)

Evaluación del estado del control interno, observancia de la disciplina de caja

Los indicios de la ausencia o insuficiencia del control interno sobre el movimiento de efectivo en la caja de una entidad económica pueden ser:

• la falta de un sistema establecido para realizar verificaciones sin previo aviso de la caja registradora con un recuento completo del efectivo y otros objetos de valor en la caja registradora;
• la realización formal de dichos controles:
  • nombramiento a la comisión de inventario constantemente de las mismas personas,
  • realizar cheques en fechas de informes conocidas (cuando el cajero puede preparar el cheque) ,
  • la falta de habilidad del cajero para prepararse para verificar la caja (lo que indica que tal procedimiento no es habitual para él) ;
• falta de acuerdo con el cajero sobre la responsabilidad total (en este caso, la falta de fondos en la caja no tendrá consecuencias legales) ;
• hechos de firma de órdenes de efectivo en lugar del jefe y el contador jefe por otras personas sin una orden escrita del jefe de la entidad comercial;
• en ausencia temporal de un cajero ( vacaciones , tratamiento) - la asignación de sus funciones a otro empleado sin una orden escrita del jefe y sin concluir un acuerdo con este empleado sobre la responsabilidad total.

Procedimientos básicos de control

Con base en los resultados de la evaluación del sistema de control interno en términos de asegurar el cumplimiento de la disciplina de caja, el auditor puede planificar la composición de las principales medidas de control . Al auditar las transacciones en efectivo, se lleva a cabo lo siguiente:

• verificación formal del libro de caja (si está sellado, si el número real de hojas corresponde al indicado durante el sellado, si hay correcciones no especificadas, etc.) ;
• verificación aritmética de los resultados de los informes de caja;
• comprobar la coincidencia de los saldos de caja entrantes de la mañana de cada día con el saldo final del día anterior;
• verificación de la presencia en las órdenes de pago en efectivo de las firmas necesarias de los funcionarios, recibos de los destinatarios del dinero (si se detecta una orden de pago en efectivo sin un recibo del destinatario, se organiza una encuesta oral del destinatario) ;
• verificar el cumplimiento del libro de caja:
  • diario de registro de órdenes de efectivo entrantes y salientes,
  • documentos contables primarios;
• verificar que la chequera esté completa y comparar las órdenes de pago en efectivo para recibir dinero de la cuenta corriente con los estados de cuenta bancarios;
• verificación de liquidaciones con personas responsables sobre fondos recibidos para viajes de negocios, gastos comerciales;
• verificación de la integridad de los archivos adjuntos a las órdenes de pago de gastos, la exactitud y puntualidad de su reembolso con el sello "PAGADO" (para evitar la reutilización) ;
• verificación de la buena calidad de los documentos de respaldo adjuntos a las órdenes de pago en efectivo;
• verificación de la validez de la inclusión de personas en las nóminas, conciliación de datos contables sintéticos y analíticos para liquidaciones con personal (para evitar pagos dobles) ;
• verificación del cumplimiento de las nóminas con los registros de montos depositados;
• verificación de la puntualidad y la integridad del depósito de los montos depositados en el banco y la integridad de su capitalización de acuerdo con el estado de cuenta bancaria;
• verificación del cumplimiento de los montos depositados emitidos con el libro de contabilidad de los depositantes;
• verificación de no exceder el monto máximo de liquidaciones en efectivo con personas jurídicas (tanto para recepción como para egreso de fondos), cumplimiento del límite de saldo de efectivo establecido por el banco;
• verificación del reflejo de las transacciones en efectivo en los registros contables (correspondencia de imputación de documentos primarios a cuentas contables ) .

Literatura

• M. V. Melnik, A. S. Panteleev, A. L. Zvezdin. Auditoría y control: libro de texto. - Moscú: KNORUS, 2006. - S. 272 ​​​​- 283. - 640 p. - ISBN 978-5-85971-641-8 .
• Maloletko A. N. Control y revisión: guía de estudio. - Moscú: KNORUS, 2006. - S. 261 - 278. - 312 p. — ISBN 5-85971-433-5 .
• Brovkina N. D. Control y revisión: guía de estudio. - Moscú: INFRA-M, 2007. - S. 190 - 204. - 346 p. — ISBN 978-5-16-003022-7 .
• Control y revisión: un libro de texto para la educación vocacional secundaria / M.V. Melnik. - Moscú: Economista, 2007. - P. 152 - 164. - 254 p. — ISBN 5-98118-196-6 .
• Contabilidad forense: Libro de texto / S.P. Golubyatnikov. - Moscú: Literatura Jurídica, 1998. - P. 170 - 195. - 368 p. — ISBN 5-7260-0903-7 .
• Kerimov V. E. Contabilidad. - Moscú: Eksmo, 2006. - S. 400 - 410. - 688 p. — ISBN 5-699-15092-7 .
• Operaciones en efectivo. - Moscú: Status Quo 97, 2005. - P. 7 - 41. - 156 p. — ISBN 5-1727-0083-8 .

Véase también

• Transacciones en efectivo