Un inventario es una verificación de la presencia de la propiedad de una organización y el estado de sus obligaciones financieras en una fecha determinada mediante la comparación de datos reales con datos contables . Esta es la principal forma de control real sobre la seguridad de los valores y fondos de propiedad.
El documento normativo que regula el procedimiento y las reglas para realizar un inventario en las organizaciones rusas son las Directrices metodológicas para el inventario de bienes y obligaciones financieras . Los asuntos no regulados por la instrucción especificada pueden ser divulgados en las normas locales sobre la organización del control interno . Muchas organizaciones realizan un inventario mensual o trimestral, pero todas las empresas deben realizar un inventario anual.
El inventario se puede subcontratar . Las empresas especializadas de terceros tienen su propia tecnología y metodología de inventario, software y equipos costosos especializados, así como un personal de especialistas capacitado profesionalmente cuyos salarios son más bajos que los salarios de los empleados de almacén y oficina que a menudo están involucrados en el inventario.
El propósito principal del inventario es identificar la presencia real de la propiedad de la empresa y compararla con los datos contables . El inventario se realiza contando, midiendo, pesando los bienes materiales:
En este caso, los siguientes objetos contables están sujetos a inventario :
Además, el inventario ayuda a lograr una serie de objetivos secundarios:
Los inventarios pueden ser continuos (completos) o selectivos (parciales). Además, los inventarios se dividen en planificados (realizados según lo programado) y repentinos.
Requisitos de inventario:
Según el art. 11 Ley Federal del 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ “Sobre Contabilidad” , párrs. 26, 27 del Reglamento de contabilidad e información financiera , la cláusula 1.5 de las Directrices para el inventario prevé para los casos de inventario obligatorio:
Es recomendable nombrar un inventario repentino si hay datos :
El número de inventarios por año , el momento de su realización, los objetos del inventario son establecidos por el jefe de la empresa en la orden sobre política contable o por una orden separada.
La composición mínima de la comisión de inventario es de 3 personas, incluido el presidente. La composición de la comisión de inventario es aprobada por el jefe de la organización. El documento sobre la composición de la comisión (orden, resolución, orden) se registra en el libro para monitorear la implementación de las órdenes de inventario.
La ausencia de al menos un miembro de la comisión durante el inventario es la base para reconocer los resultados del inventario como inválidos. [3]
El trabajo de la comisión de inventario en la instalación comienza con la recepción de un recibo de una persona financieramente responsable, o una negativa motivada, o con la preparación de un acto de negativa a firmar.
El inventario en sí consiste en un recálculo completo de la propiedad y una comparación de la cantidad real con la contable (tomada en el departamento de contabilidad). En este caso, el cálculo de los artículos de inventario se realiza en el orden de ubicación en la habitación. Es imposible volver a calcular en el pedido de acuerdo con el inventario; de esta manera, no se revelarán los excedentes de esos bienes, cuyo saldo es cero según la contabilidad . Los materiales que se tienen en cuenta por masa se pesan, por volumen y longitud, se miden, si es necesario, se realiza una corrección por la temperatura ambiente [4] . Los productos agrícolas almacenados en un almacén de verduras oa granel en montones se pueden inventariar mediante cálculo basado en las normas de conversión de volumen en unidades de peso establecidas para cada tipo de verduras y frutas .
Si la política contable de una empresa estandariza el etiquetado de los activos no financieros, incluidos elementos como un código de barras o etiquetas RFID , la Federación Rusa permite la recopilación automatizada de datos . Para esto, se pueden utilizar terminales de recolección de datos especializados o PC con lectores conectados, o teléfonos inteligentes con software especializado preinstalado .
Dependiendo de la base de datos utilizada en la empresa (por ejemplo , 1C: Contabilidad de una institución estatal ) y la naturaleza del inventario (continuo, por centros de responsabilidad, etc.), el resultado del procesamiento automatizado puede ser inventarios o un protocolo de un inventario continuo, procesado adicionalmente en modo manual. TSD que trabaja con rfid y nfc no requiere contacto visual con la etiqueta, la suciedad y el desgaste en la superficie de la etiqueta no afectan la calidad de lectura.
La etapa final del inventario es la determinación de sus resultados. Las siguientes opciones son posibles:
El resultado del inventario se determina por separado para cada tipo de propiedad. Es posible (y muy probable) que haya escasez en un artículo de la lista de inventario y excedente en otro. En este caso, el resultado se suma por separado, la escasez de un tipo de propiedad no se puede pagar con excedentes de otro tipo.
Una situación especial es la reclasificación (por ejemplo, escasez de 5 cajas de manzanas Simirenko y exceso de la misma cantidad de manzanas Borovinka) . La compensación de recalificación está permitida (sin embargo, no es obligatoria, quedando a discreción de la administración de la empresa) solo en los casos en que se identifiquen faltantes y excedentes. :
En el caso de que tipos de bienes de igual denominación, pero de diferente precio, hayan sido objeto de reclasificación, la diferencia entre su valor se considerará como escasez o excedente con la adopción de las decisiones oportunas.
La falta de bienes (principalmente alimentos, así como combustibles y lubricantes, productos químicos y algunos tipos de materiales de construcción ) puede explicarse por pérdidas naturales (contracción, contracción, desmoronamiento, fuga, volatilización, pulverización). Tenga en cuenta que la pérdida natural es una disminución en la cantidad de un producto debido a razones físicas naturales, sujeto a las condiciones de almacenamiento, pero no como resultado del deterioro. Para todo tipo de productos, por orden de los ministerios correspondientes, se determinan las normas de pérdida natural durante el almacenamiento, transporte, descarga y venta a través de la red comercial. Al mismo tiempo, las normas de pérdida natural se aplican solo a los productos que se tienen en cuenta por peso (y no por pieza). Dentro de las normas especificadas, la pérdida natural de productos puede cancelarse como un gasto de la empresa.
Para el registro de la compensación de recalificación, la cancelación de la pérdida natural y el resumen final del inventario, se utiliza una hoja de cotejo . Este documento lo elabora el departamento de contabilidad sobre la base de la lista de inventario y sirve para registrar los resultados del inventario. En las condiciones de la organización del comercio al por menor, cuando no sea posible retirar saldos contables para cada tipo de producto, el faltante o excedente se determina en términos de suma. En este caso, en lugar de una lista de inventario y una hoja de cotejo, se elabora un acta de resultados de inventario.
Un inventario de pasivos financieros significa confirmación de saldos analíticos para las siguientes cuentas contables :