| Cómo poner las cosas en orden. El arte de la productividad sin estrés | |
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| Hacer las cosas: el arte de la productividad sin estrés | |
| portada del libro Cómo hacer las cosas | |
| Autor | david allen |
| Género | negocio |
| Idioma original | inglés |
| Original publicado | 2001 |
| Interprete | julia konstantinova |
| Editor | Mann, Ivanov y Ferber |
| Liberar | 2015 |
| Paginas | 416 |
| Transportador | libro , archivo |
| ISBN | 978-5-00057-691-5 |
Getting Things Done , GTD (traducido del inglés - "llevar las cosas hasta su finalización", pero más a menudo e incorrectamente - "cómo poner las cosas en orden") - una técnica de mejora de la eficacia personal creada por David Allen y descrita por él en el libro de del mismo nombre, primera edición que se publicó en 2001 y ha sido traducida a 23 idiomas [1] .
GTD se basa en el principio de que una persona debe liberar su mente de recordar las tareas actuales (hay excepciones en los casos en que varias tareas para diferentes proyectos están interconectadas), transfiriendo las tareas mismas y los recordatorios de ellas a un medio externo. Así, la mente humana, liberada del recuerdo de lo que hay que hacer, puede concentrarse en realizar las propias tareas, que deben estar claramente definidas y formuladas de antemano (“¿cuál es la próxima acción a realizar?”).
La revista Time llamó a Getting Things Done "el mejor libro de negocios de la década" [2] , el método recibió críticas positivas en The Guardian [3] , BBC News [4] , CNN [5] y otras publicaciones conocidas. .
En la gestión del tiempo, las prioridades suelen jugar un papel central. En contraste, Allen sugiere otros 2 elementos: control y visión. Para implementarlos, Allen utiliza tres modelos básicos:
El primer modelo principal es la gestión del flujo de trabajo , que se utiliza para controlar todas las tareas y asignaciones. La gestión del flujo de trabajo consta de cinco fases (consulte la sección Principios para obtener más detalles ):
Allen usa la analogía de la "altura de vuelo" para ilustrar su segundo modelo principal, el modelo de revisión del trabajo de seis niveles , para poner las tareas y asignaciones en perspectiva. línea ascendente:
A vista de pájaro, todos pueden considerar el "panorama general" de sus asuntos.
Allen recomienda una revisión semanal de los distintos niveles. La información obtenida de estas revisiones le permite administrar las prioridades personales, que a su vez priorizan si completar tareas y asignaciones específicas recopiladas durante el proceso de administración del flujo de trabajo y cuándo hacerlo. Durante la revisión semanal, una persona analiza los contextos de las tareas y los coloca en listas apropiadas. Ejemplos de agrupar tareas similares son hacer una lista de llamadas telefónicas necesarias o una lista de diligencias que deben completarse en el Centro. Las reglas para la formación de listas contextuales pueden estar determinadas por la presencia de una herramienta o la presencia de una persona/grupo con quien se debe discutir o presentar algo.
Allen destaca que los dos primeros modelos son suficientes para ganar control y visión en la mayoría de tareas y proyectos. Sin embargo, hay algunos casos que requieren más pensamiento y reflexión. Para esto, se utiliza el tercer modelo principal: el método natural de planificación . Mientras que la gestión del flujo de trabajo tiene un " enfoque horizontal " en la realización de tareas individuales, el método natural de planificación tiene un " enfoque vertical " en la planificación de proyectos y la reflexión sobre los temas. El modelo de planificación consta de 5 etapas:
GTD facilita este proceso basado en el almacenamiento, seguimiento y uso de información detallada relacionada con la tarea que se está realizando. Allen sugirió que muchas de las fallas que encontramos se debieron a una planificación 'inicial' insuficiente (es decir, cuando aún estaba claro lo que se necesitaba lograr y qué acciones específicas se necesitaban para lograrlo). Es importante pensar en el futuro, creando una secuencia de acciones que se puedan completar sin volver a la planificación. Allen argumenta que el "sistema de recordatorio" de nuestra mente es ineficiente y rara vez nos recuerda lo que debemos y podemos hacer en este momento y en este lugar. Por lo tanto, la información sobre las "próximas acciones específicas" que están contextualmente relacionadas con este momento y lugar puede servir como apoyo externo que garantiza que nos demos los recordatorios correctos en el momento correcto. Dado que GTD se basa en mantener registros adicionales, puede considerarse como una implementación de las teorías científicas de la cognición distribuida (conocimiento distribuido) y la mente extendida (mente expandida).
Breve descripción de GTD del libro de Allen, Ready for Anything:
Sácate todo de la cabeza. Tome decisiones sobre las acciones requeridas cuando surja un caso, no cuando deba cancelarse. Organice notas de recordatorio sobre sus proyectos y actividades planificadas de acuerdo con las categorías apropiadas. Mantenga este sistema, agréguelo y revíselo con la frecuencia suficiente para confiar incluso en su elección intuitiva de acción (o no acción) en el futuro.
Principios básicos de GTD:
La productividad sin estrés comienza con el proceso de despejar la mente, que consiste en fijar todo lo más o menos importante en un papel u otro medio, en lo que Allen llama un bote de basura : una bandeja de entrada física para recibir mensajes, un buzón de correo electrónico , una grabadora de voz . , una computadora portátil , una PDA o su combinación. La conclusión es sacar todo lo más o menos importante de su cabeza en un medio conveniente para su posterior procesamiento. Todos los carritos deben vaciarse (procesarse) al menos una vez a la semana. Allen no insiste en ningún método de recolección específico, pero enfatiza la importancia de vaciar la basura regularmente. Cualquier lugar de almacenamiento (físico, correo electrónico, grabadora, computadora portátil, PDA, etc.) es aceptable siempre que se manipule con regularidad.
La cesta se procesa estrictamente de acuerdo con el siguiente algoritmo.
Si la acción toma menos de dos a cinco minutos, debe realizarse de inmediato. La regla de los dos minutos se basa en el tiempo aproximado que lleva posponer formalmente una acción.
Para realizar un seguimiento de los elementos que esperan atención, Allen recomienda utilizar un conjunto de listas.
El calendario es importante para realizar un seguimiento de las citas y asignaciones; sin embargo, Allen recomienda que el calendario se reserve solo para cosas que se deben hacer en una fecha específica, o para citas y diligencias con hora y lugar establecidos. Y las cosas deben registrarse en las listas de las próximas acciones, y no en el calendario.
El último componente clave de organización de GTD es el sistema de documentos. El sistema de documentos debe ser ligero, simple e interesante. Incluso una sola hoja de papel, si se necesita como referencia, debe tener su propia carpeta si las carpetas disponibles no son adecuadas para ella. Allen ofrece un sistema de almacenamiento de documentos unidimensional y organizado alfabéticamente para recuperar rápida y fácilmente la información que necesita.
Las listas de tareas pendientes y los recordatorios serán de poca utilidad a menos que los revise al menos a diario o con la mayor frecuencia posible. Teniendo en cuenta el tiempo, la energía y los recursos disponibles en este momento, encuentre la tarea más importante que se pueda realizar de inmediato y llévela a cabo. Si tienes el hábito de procrastinar , terminarás haciendo tareas fáciles y evitando las difíciles. Para resolver este problema, puede realizar acciones de la lista una por una, de forma similar a como se procesa la cesta. GTD requiere que haya al menos una revisión semanal de todas las actividades, proyectos y elementos "diferidos" para garantizar que las tareas nuevas o los próximos eventos se ingresen en el sistema y que todo esté actualizado.
Cualquier sistema organizativo es inútil si dedica demasiado tiempo a organizar tareas en lugar de completarlas físicamente. Como argumenta David Allen, si dicho sistema se simplifica para realizar las acciones necesarias, será menos probable que la persona las retrase o "sobrecargue" con demasiados "bucles abiertos".
Allen sugiere organizar sus documentos en un sistema llamado "43 carpetas". Se utilizan doce carpetas, una para cada mes, y se utilizan 31 carpetas adicionales para cada día de los próximos 31 días. Las carpetas están organizadas para ayudar a recordar al usuario las actividades que deben realizarse ese día.
Allen menciona en su libro que es mejor usar carpetas para facilitar la búsqueda y estructuración de la información, de modo que todos los documentos relacionados con un proyecto estén en un solo lugar. Esto le permite encontrar rápidamente los documentos que necesita. Incluso si solo un documento pertenece al proyecto, es mejor ponerlo en una carpeta, ya que pueden aparecer nuevos documentos sobre este tema.
Allen describió el software como un componente útil y esencial para implementar GTD. Incluye aplicaciones de esquemas digitales, lluvia de ideas y gestión de proyectos. Sin embargo, en 2001 se quejó de la falta general de "buenas herramientas de 'gestión de proyectos'", sugiriendo que "... en los próximos años habrá aplicaciones menos estructuradas y más funcionales basadas en los principios que pensamos y planeamos naturalmente para " .
De acuerdo con esta predicción, más tarde hubo una "explosión virtual" de GTD: en abril de 2008 , los elementos principales del sistema GTD ya admitían más de 100 aplicaciones. Actualmente, estas herramientas van desde simples administradores de listas hasta servicios web multiusuario, gratuitos y comerciales, para todas las plataformas y dispositivos populares. Gran parte de este software automatiza o mejora los procesos de recopilación, procesamiento, organización, revisión y actuación.
Algunas de estas aplicaciones son Zim con el complemento TaskManager, Things , Todoist , Remember The Milk , OmniFocus , MyLifeOrganized , LeaderTask y TaskCracker for Outlook .