La gestión del tiempo , time management , gestión del tiempo ( inglés time management ) es una tecnología para organizar el tiempo y aumentar la eficiencia de su uso.
La gestión del tiempo es el acto o proceso de ejercer un control consciente sobre el tiempo dedicado a actividades específicas con el fin de aumentar específicamente la eficiencia y la productividad. La administración del tiempo puede ayudarlo a desarrollar una variedad de habilidades, herramientas y técnicas para ayudarlo a completar tareas, proyectos y objetivos específicos. Este conjunto incluye una amplia gama de actividades, a saber: planificación, asignación, establecimiento de objetivos, delegación, análisis de tiempo, seguimiento, organización, listado y priorización. La gobernanza se atribuyó originalmente solo a la actividad empresarial o laboral, pero con el tiempo el término se ha ampliado para incluir la actividad personal con la misma justificación. Un sistema de gestión del tiempo es una combinación de procesos, herramientas, técnicas y métodos. Por lo general, la gestión del tiempo es una necesidad en el desarrollo de cualquier proyecto, ya que determina el tiempo de finalización y el alcance del proyecto.
A finales del siglo XIX, un destacado fisiólogo ruso, Vvedensky Nikolai Evgenievich , dijo una vez: “Nos cansamos y nos agotamos no porque trabajemos duro, sino porque trabajamos mal, trabajamos de manera desorganizada, trabajamos estúpidamente”.
Los años 20 del siglo XX fue el período de desarrollo de la organización científica del trabajo (NOT). A. K. Gastev , Director del Instituto Central del Trabajo (CIT), desarrolla la idea de que la eficacia de la organización comienza con la eficiencia personal, en particular el uso efectivo del tiempo. El movimiento social de la lucha por el tiempo condujo a la creación de la Liga "Tiempo", dirigida por P. M. Kerzhentsev . Los encabezados regulares "Lucha por el tiempo" comenzaron a aparecer en los periódicos. En uno de los artículos, "El tiempo construye aviones", Platon Mikhailovich mostró claramente la relación entre el uso eficiente del tiempo y el descuido:
En un congreso de los soviets me senté al lado de un periodista estadounidense. La reunión prevista para las 11 no comenzó hasta la una, como suele ser nuestro caso. El periodista me preguntó:
- ¿Cuántas personas hay en la habitación?
Tres mil y medio.
- ¿Hay muchos cerrajeros, torneros, modelistas entre ellos?
- Sí, probablemente, en la sala predominan trabajadores de diferentes especialidades.
Entonces mi americano, garabateando algo en un librito, dijo:
“Perdimos 7.000 horas de trabajo hoy esperando que comenzara la reunión. Con tal gasto de mano de obra, fue posible construir uno o incluso dos aviones.
Esperamos "medio avión", y solo entonces comenzó la reunión.
Sin embargo, en 1926 se cerró la Liga. Y en primer lugar esto sucedió por el hecho de que todo lo racional se convirtió en una farsa. Los propios agitadores se convirtieron en cronófagos, ya que su "método" solo aumentó el tiempo de trabajo de los trabajadores y empleados. Además, la agitación se "extiende" también a la vida personal privada.
A principios de la década de 1970, después de la publicación del libro de D. Granin "Esta vida extraña", se hizo famoso el método del biólogo A. A. Lyubishchev : el cronometraje como base de un sistema personal de gestión del tiempo y presupuesto del tiempo. La idea principal es el pensamiento eficaz como base de la eficacia personal; el cronometraje es una herramienta para desarrollar este pensamiento.
En 2007, se abrió el primer departamento de administración de tiempo en el país en la Universidad Financiera e Industrial de Moscú "Synergy" (hasta 2010 - MFPA) [1] .
En la gestión del tiempo se pueden distinguir los siguientes procesos :
Tiempo de trabajo - el tiempo dedicado al trabajo, o el tiempo de permanencia activa en el trabajo, dedicado al desempeño de deberes oficiales directos. Se considera tiempo de trabajo real el tiempo anotado en la hoja de horas trabajadas, es decir, en el documento que registra el tiempo de trabajo [2] .
Del mismo modo, puede analizar el tiempo que dedica un empleado al desempeño de sus propias funciones ( To sv ), funciones inusuales para él ( To nsv ), para realizar trabajo creativo (K t ), trabajo organizativo y administrativo (K oa ), etc.
Falta de tiempo de trabajo ( cronófagos ): falta de un recurso temporal causado por la organización inadecuada de sus actividades por parte de un empleado, o una organización analfabeta de actividades por parte de la gerencia, lo que conduce a prisa, retraso en la realización del trabajo, tareas, trabajo de mala calidad , pérdidas en la producción, el matrimonio, etc. en última instancia, afecta significativamente la eficiencia y los resultados de toda la empresa.
Uno de los métodos para mejorar la gestión en la empresa es el análisis del costo del tiempo de trabajo del jefe de la empresa y los jefes de las unidades funcionales. Para identificar los motivos de la falta de tiempo, es necesario realizar periódicamente un inventario de tiempo durante varios días hábiles. La ansiedad del gerente por la falta de tiempo se puede identificar por los siguientes signos: :
Las causas más comunes de falta de tiempo :
Planificación significa prepararse para la implementación de objetivos y optimizar el tiempo de trabajo. Se sabe por la práctica que si dedica 10 minutos a planificar el tiempo de trabajo, puede ahorrar hasta dos horas al día.
Para el uso racional de su tiempo, el gerente debe, en primer lugar, comprender claramente sus principales funciones, objetivos, tareas y presupuesto de tiempo. Al planificar, se deben considerar las siguientes reglas básicas:
La base del plan para usar el tiempo de un especialista puede ser su plan a largo plazo. En base a este plan plurianual, se elabora un plan anual, que contempla los planes trimestrales. Los planes trimestrales pueden coordinarse con un plan anual y subdividirse en planes mensuales. En base a esto, el plan semanal-diario será el plan más preciso para utilizar el tiempo de trabajo del especialista. El plan de jornada laboral es el paso más importante en la planificación del tiempo de trabajo, se supervisa constantemente y se ajusta para adaptarse a la situación.
Ordenar los planes del día mediante el método "Alp" . Este método abarca cinco etapas:
El orden de hacer las cosas se puede establecer utilizando el principio de Pareto (en la proporción de 80:20). Este principio significa que en medio de un grupo o conjunto dado, las pequeñas partes individuales son más significativas que en general en este grupo. De acuerdo con esta teoría, podemos concluir con respecto al uso del tiempo de trabajo de un especialista: en el primer 20% del tiempo invertido, se logra el 80% del resultado. El 80% restante del tiempo invertido da solo el 20% del resultado total.
Priorización con Análisis ABC . Esta técnica se basa en el hecho de que las partes porcentuales de los casos más importantes y menos importantes de la suma permanecen sin cambios. Todas las tareas se dividen en tres clases según su importancia. El análisis ABC se basa en tres patrones:
Para usar el análisis ABC, debe seguir las siguientes reglas:
Análisis acelerado de Eisenhower . Este principio es auxiliar en aquellos casos en que es necesario tomar una decisión urgente sobre la prioridad de las tareas. Las prioridades se establecen de acuerdo con criterios tales como la urgencia y la importancia de la tarea. Se dividen en cuatro grupos:
De la práctica se sabe que la planificación diaria operativa del trabajo de los ejecutantes puede aumentar su productividad en un 25-30%, ahorrar tiempo al gerente para regular los procesos debido a violaciones imprevistas que ocurren en el proceso de trabajo: debido a fallas en el suministro de materias primas, cortes de energía, problemas de tráfico y otros factores imprevistos.
El gerente lleva a cabo la planificación operativa diaria del trabajo de los artistas mediante la asignación de tareas para el día siguiente. Además, las tareas principal y de reserva deben emitirse simultáneamente (se pueden emitir 2 o 3 tareas de reserva). Las tareas asignadas por el gerente al ejecutante se registran en su libro de trabajo. Esto le permite al ejecutante, si es imposible completar la tarea principal, inmediatamente sin pérdida de tiempo, ir al repuesto. Al mismo tiempo, su tiempo se ahorra para la transición a otro trabajo, y el gerente se dedica a resolver sus problemas, sin perder tiempo preparando y emitiendo una nueva tarea. Si es imposible completar la tarea principal, el ejecutante está obligado a informar inmediatamente al gerente. Si esto no es posible, el ejecutor debe informar al gerente al final de la jornada laboral sobre la finalización de la tarea de respaldo. Puede transferir esta información personalmente al gerente, a través del subsecretario, o hacer una entrada en el registro de trabajo.
La gestión del tiempo ayuda a utilizar de forma más eficaz no solo el tiempo de trabajo, sino también el tiempo de ocio. En particular, se recomienda no llevar trabajo a casa, organizar la vida de modo que ocupe un mínimo de tiempo, planificar cuidadosamente el tiempo libre con anticipación y seguir estos planes, en particular, practicar regularmente actividades emocionales (teatro, conciertos, exposiciones, etc.) y cambios físicos (deportes, fitness). En las empresas estadounidenses, si un empleado común permanece en el trabajo más tiempo del estipulado en su contrato de trabajo, este hecho puede servir como motivo de despido, ya que esto indica que el empleado no tiene tiempo para completar sus tareas durante su jornada laboral. Use no solo los fines de semana para la recreación activa, sino también al menos una noche del día laboral por semana, y también use los fines de semana largos y los días festivos como minivacaciones. En viajes de negocios, planifique tiempo libre (desde unas pocas horas hasta dos días) para ver las atracciones locales. Durante las vacaciones, establezca reglas para usar el teléfono, el correo electrónico, Internet, etc. y respételas [5] .
Actualmente, hay muchas escuelas de gestión del tiempo. El entrenamiento clásico se lleva a cabo en los siguientes temas: