Documento
Un documento ( alemán Dokument , más del latín documentum - muestra, evidencia, evidencia ) es información registrada en un soporte material en forma de texto , grabación de sonido o imagen con detalles que permiten identificarlo.
De acuerdo con la ley rusa, un documento se define como “un soporte material con información grabada en él en cualquier forma, ya sea texto, grabación de sonido, imagen y (o) una combinación de ellos, que tiene detalles que le permiten ser identificado, y está destinado a ser transmitido en tiempo y espacio para uso público y almacenamiento” [1] .
Historia y tipos
En sentido estricto, documento lat. documentum [2] es un soporte escrito de información , que certifica la existencia de hechos de cierto valor. En un sentido amplio, tanto el libro como la escultura son documentos.
A lo largo de la historia, los soportes de información han cambiado, pueden ser papel, tarjeta perforada, película fotográfica, CD, disquete, cinta magnética, tabletas de arcilla, etc. Las computadoras han sido ampliamente utilizadas para automatizar el procesamiento de documentos desde el siglo XX .
Un tipo importante de documentos son varios certificados que confirman la identidad de una persona, su pertenencia a una organización o el permiso para participar en ciertas actividades.
En los sistemas de información , para satisfacer las necesidades de recuperación de información , por un lado, un documento se describe como un objeto material: un conjunto de valores de sus propiedades (atributos, detalles), es decir, metadatos ; por otro lado, se describe el contenido de la información fijada en este objeto, por regla general, con la ayuda de índices .
Se denomina documentación al conjunto de documentos dedicados a cualquier asunto, fenómeno, proceso, persona, institución , etc.
El registro de información en varios medios de acuerdo con reglas establecidas se denomina documentación y es un proceso de creación y procesamiento de documentos. A la hora de documentar, es necesario tener en cuenta la legislación vigente , la competencia del autor y cumplir con las normas nacionales de compilación y procesamiento del documento.
La totalidad del trabajo de documentación de las actividades de gestión de las empresas y de organización del movimiento de documentos en ellas caracteriza el término " trabajo de oficina ". Las responsabilidades y autoridades de rendición de cuentas deben estar claramente definidas y declaradas.
Clasificación de documentos
- Con cita:
- documentos organizativos (estatutos, descripción del trabajo, puesto, dotación de personal, estructura y dotación de personal);
- documentos administrativos (orden, extracto de la orden, orden, instrucción, resolución, decisión);
- documentos de información y referencia (acta, protocolo, memorando, nota explicativa, memorando, carta, certificado);
- documentos contables y de liquidación ( contabilidad ) (orden de pago, factura, carta de porte, acta, etc.). Se debe redactar un documento primario contable para cada transacción comercial realizada por la organización (cláusula 1, artículo 9 de la Ley Federal del 6 de diciembre de 2011 No. 402-ФЗ "Sobre contabilidad" [3]) ;
- Los documentos normativos desde el punto de vista de las normas jurídicas regulan principios generales, reglas o características. Abarcar conceptos tales como estándares , normas, reglas, códigos de práctica, reglamentos y otros documentos similares;
- otros.
- En el momento de la creación: primaria y secundaria ( resumen , resumen , revisión , etc.);
- Según el método de producción - borrador, blanco, electrónico, pictórico, documento manuscrito, mecanografiado, impreso ( folleto , libro , revista);
- Por tipo de contenido: textual , icónico ( gráfico ), ideográfico ( diagramas , mapas , notas ), audio , multimedia ;
- Según el modo de presentación - electrónico , en papel ;
- Por lugar de publicación - interna, externa;
- En la dirección de envío: entrante, saliente;
- Por distribución - publicado, inédito, inédito, intermedio;
- Si es necesario, medios técnicos: legibles por humanos, legibles por máquinas;
- Por nivel de secreto - sin clasificar, secreto , con diferentes niveles de secreto, confidencial, etc.
Los tipos de procesamiento de documentos se dividen en semánticos (traducción, resumen, anotación) y no semánticos (copia, transferencia, conversión a otra forma de representación).
Los documentos contienen información que es un recurso valioso y un elemento importante de la actividad empresarial. Un enfoque sistemático para la gestión de documentos creados en una empresa le permite crear un recurso de información sobre las actividades comerciales, así como garantizar la responsabilidad de todas las partes interesadas. Por contenido, los documentos se dividen en científico y técnico (artículos, libros, patentes, informes técnicos y descripciones), jurídico (decretos, decretos, contratos, etc.), de gestión (órdenes, directivas), etc.
Funciones del documento
Los documentos pueden realizar las siguientes funciones:
- Informativo: está determinado por la necesidad de documentar, almacenar y proporcionar información;
- Comunicativo : los documentos son un medio para intercambiar información en el tiempo y el espacio;
- orientación de documentos en una dirección (de arriba a abajo, de abajo a arriba);
- documentos bilaterales;
- Social - consiste en fijar, conservar y transmitir directamente información social; cada documento es socialmente significativo, ya que fue creado en vista de alguna necesidad social.
- Cultural - la capacidad de un documento para preservar y transmitir tradiciones culturales, normas estéticas, rituales aceptados en la sociedad;
- Gestión - un documento como una forma de gestionar las actividades;
- Legal - el documento actúa como una forma de fijar y (o) cambiar normas legales y relaciones legales;
- Histórico - el documento es una fuente histórica desde el momento de la creación [4] .
Véase también
Notas
- ↑ Ley Federal del 29 de diciembre de 1994 N 77-FZ (modificada el 8 de junio de 2020) "Sobre la copia obligatoria de documentos"
- ↑ Max Vasmer. Diccionario etimológico de la lengua rusa. Vol. 1, pág. 523.
- ↑ Ley Federal del 6 de diciembre de 2011 N° 402-FZ "Sobre Contabilidad" . Consultado el 7 de agosto de 2021. Archivado desde el original el 7 de agosto de 2021.
- ↑ Iliushenko, 1964 .
Literatura
- Vorobyov G. G. Documento: análisis informativo. — M .: Nauka, 1973.
- Ilyushenko MP Sobre la cuestión de las funciones del documento // Cuestiones de archivo . - 1964. - S. 10-17.
Enlaces
- Documento // Gran Enciclopedia Soviética : [en 30 volúmenes] / cap. edición A. M. Projorov . - 3ra ed. - M. : Enciclopedia soviética, 1969-1978.
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