La subcontratación (del inglés outsourcing : (outer-source-using) el uso de una fuente y/o recurso externo) es la transferencia por parte de una organización sobre la base de un acuerdo de ciertos tipos o funciones de actividades comerciales industriales a otra empresa que opera en la zona deseada. A diferencia de los servicios y el soporte que son únicos, episódicos o aleatorios y limitados al principio y al final, la subcontratación generalmente transfiere funciones para el soporte profesional de la operación ininterrumpida de sistemas e infraestructuras individuales sobre la base de un contrato a largo plazo (al menos 1 año).
La subcontratación le permite aumentar la eficiencia de la empresa en su conjunto y utilizar los recursos organizacionales, financieros y humanos liberados para desarrollar nuevas áreas o concentrar esfuerzos que no requieren mayor atención.
En la práctica comercial rusa, funciones como contabilidad , garantizar el funcionamiento de la oficina (por ejemplo, limpieza de locales), servicios de traducción, servicios de transporte, soporte para el funcionamiento de una red informática e infraestructura de información, servicios de publicidad y seguridad son los más menudo subcontratado .
Según el Outsourcing Institute (EE. UU.), la subcontratación es un tipo de optimización empresarial en crecimiento, observándose el mayor crecimiento en el campo de las finanzas y la contabilidad. Las estadísticas compiladas en 1997 por la American Management Association mostraron que incluso entonces el 20% de las 600 empresas encuestadas externalizaban al menos algunas de las operaciones financieras y contables, y el 80%, parte de las funciones administrativas.
En caso de externalización de la producción (o industrial), un tercero transfiere parte o la totalidad de la producción de productos o sus componentes.
Se trata de la delegación de una empresa externa especializada para resolver los asuntos relacionados con el desarrollo, implementación y mantenimiento de los sistemas de información, tanto en su totalidad a nivel de la infraestructura de la empresa (mantenimiento de equipos o software), como de la cantidad de trabajo asociada al desarrollo y/o soporte del funcionamiento de secciones individuales del sistema ( programación , hospedaje, pruebas de software , etc.).
KPO implica la gestión de procesos que requieren un estudio profundo o un procesamiento analítico serio de datos, la formación y gestión de bases de conocimiento, que luego pueden utilizarse, entre otras cosas, para el apoyo a la toma de decisiones. La subcontratación de la gestión del conocimiento ahora solo está comenzando a extenderse en los Estados Unidos [1] .
En algunos casos, la organización está obligada a transferir las funciones para la ejecución de determinadas actividades a terceros. Por ejemplo, un fondo mutuo de inversión no puede llevar registros, controlar y administrar sus propios activos de manera independiente. Para ello, se ve obligado a recurrir a los servicios de una sociedad de custodia, auditora y gestora [2] .
Hoy en el mundo hay muchas variedades de subcontratación [3] de procesos comerciales, muchos de los cuales se utilizan con éxito en empresas rusas. Los procesos que se transfieren a empresas de terceros pueden diferir significativamente entre sí según las especificidades de la industria, las metas y los objetivos de cada organización en particular. Sin embargo, hay algunos ejemplos típicos que son factibles para la mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño.
Outsourcing de TI' ( ing. IT outsourcing ) - transferencia parcial o total de bienes/obras y servicios para soportar, mantener y actualizar la infraestructura de TI en manos de las empresas . Para ellos, la implementación de dicho trabajo es una actividad central.
El desarrollo de los sistemas de información corporativos ha propiciado la posibilidad de su externalización. Hasta la década de 1990, algunos tipos de subcontratación (como la subcontratación de centros de llamadas en el exterior) eran técnicamente extremadamente difíciles de implementar. A menudo, la subcontratación de procesos de información se refiere a la subcontratación de procesos de TI de organizaciones que no están directamente relacionadas con la industria de TI. En los países occidentales, la subcontratación de TI compleja es común, en la que toda la infraestructura de TI del cliente se transfiere al contratista.
En Rusia, este enfoque se usa muy raramente, las empresas prefieren usar sus opciones limitadas, como el alojamiento de aplicaciones o el soporte para sitios web corporativos . Actualmente, los principales proveedores de externalización de servicios de TI en Rusia son integradores de sistemas; sin embargo, en los últimos 2 o 3 años, han surgido una serie de grandes actores rusos para los que la externalización es la principal actividad. Al mismo tiempo, los "jugadores" más grandes del mundo están ingresando activamente al mercado ruso: IBM y HP . El modelo SaaS también se puede considerar como una variante de la externalización en el campo de la operación del software.
La subcontratación en el campo de TI es la transferencia a un tercero contratista de una serie de servicios internos y (o) servicios internos de la empresa cliente , incluso mediante el uso (por ejemplo, alquiler ) de sus productos de software, aplicaciones, hardware y fragmentos de infraestructura. La variante más sencilla de esta práctica es el alojamiento del sitio web de la empresa. Muchas empresas modernas utilizan servicios de subcontratación, lo que indica su popularidad y rentabilidad para el usuario final. La subcontratación se puede considerar como un servicio organizado por una determinada empresa, donde se brindan varios servicios en un complejo para cubrir completamente las necesidades del cliente. En la práctica, normalmente la atención se centra en uno de los servicios específicos.
Mantenimiento de los sistemas de información y comunicación de la empresaEl mantenimiento de computadoras por parte de los suscriptores es el tipo más común de subcontratación en la práctica en el campo de TI.
Con este tipo de servicio, se ofrece al cliente un conjunto completo de servicios que le permite prescindir de su propio administrador del sistema o reducir significativamente su carga. El mantenimiento del suscriptor de las computadoras, por regla general, incluye los siguientes tipos de servicios:
En la práctica, las mismas empresas a menudo brindan servicios relacionados: mantenimiento de equipos de oficina, actualización (actualización) del parque de computadoras, tendido de redes locales, conexión de telefonía IP y configuración de una PBX, así como auditoría y consultoría de TI. Por lo tanto, el mantenimiento de las computadoras a menudo toma la forma de mantenimiento de todo el complejo de sistemas de información de la empresa-cliente.
Subcontratación del centro de datosEn muchas industrias, las empresas se enfrentan a la necesidad de utilizar los servicios de los centros de datos o DPC (Data Processing Center). La construcción de su propio centro de datos requiere que la empresa atraiga financiamiento, realice trabajos generales de construcción, resuelva problemas con el suministro de energía, compre equipos de servidor, organice un servicio de operación del centro de datos y garantice la seguridad. Los centros de datos requieren periódicamente actualizaciones continuas e importantes. Muchas empresas prefieren, en lugar de crear un centro de datos corporativo, celebrar un acuerdo SLA con un centro de datos comercial y recibir los servicios del centro de datos como un servicio.
Colocación externa de sistemas de infocomunicación (SaaS)La subcontratación de alojamiento de sistemas de TI ( Software as a Service, SaaS ) es un tipo de subcontratación de procesos de información. A diferencia del hosting convencional, un outsourcer SaaS no solo proporciona equipos físicos para alojar sistemas de información, sino que también asegura su instalación, soporte y actualizaciones.
Dentro del modelo SaaS, los clientes no pagan por poseer el software como tal, sino por alquilarlo (por ejemplo, por utilizarlo a través de una interfaz web). Por lo tanto, en contraste con el esquema clásico de licencias de software, el cliente incurre en costos recurrentes relativamente pequeños y no necesita invertir fondos significativos en la adquisición del sistema. El esquema asume que si la necesidad del software no está disponible temporalmente, el cliente puede suspender los pagos.
El diagrama de SaaS demuestra claramente la relación entre los diferentes tipos de BPO. Una empresa que desarrolle sistemas SaaS para la gestión de personal o la contabilidad puede ser simultáneamente un proveedor de servicios BPO en estas áreas.
Desarrollo de softwareLa subcontratación del desarrollo de código se ha generalizado. El líder tradicional en el campo de la producción de TI es China , y los principales desarrolladores del código del programa son India , los países de Europa del Este, Bielorrusia , Ucrania y Rusia . Durante 2007-2008, varias corporaciones de TI líderes abrieron sus propios centros de desarrollo en Rusia.
Rusia, Ucrania y Bielorrusia, junto con otros países en desarrollo (principalmente India), se encuentran en el segundo nivel de destinos populares para la subcontratación del desarrollo de software, justo después de India y China. En Rusia y Bielorrusia, los líderes de desarrollo de software incluyen EPAM Systems , IBA Group , Intetics , Luxoft , ICL Services , Accenture , Exigen Services , Reksoft , Auriga , DataArt , MERA, LANIT [4] [5] [6] [7] . Entre las empresas extranjeras, por ejemplo, se puede destacar a Topcoder .
La subcontratación de contabilidad es una de las opciones de apoyo contable para las funciones de contabilidad e informes en una empresa, de las cuales el jefe de la empresa es totalmente responsable. En esta opción, para garantizar la contabilidad en su empresa y proporcionar los informes necesarios al Servicio de Impuestos Federales y fondos extrapresupuestarios, se utiliza una empresa especializada. Las formas de cooperación pueden ser muy diversas, desde la formación de " cero informes " hasta la cooperación regular en el día a día.
Teóricamente y en la práctica, una empresa de contabilidad puede realizar plenamente todas las funciones del departamento de contabilidad de una empresa, hasta la ejecución de pagos bancarios y la emisión de documentos primarios a las contrapartes, así como la nómina . Sin embargo, esto no excluye la posibilidad de construir procesos comerciales suficientemente complejos y flexibles utilizando empresas externas y empleados internos para lograr la máxima eficiencia.
No confunda la subcontratación de contabilidad con un contador independiente. La subcontratación se caracteriza principalmente por la transferencia de funciones regulares. Mientras que la participación de un especialista independiente debe considerarse más bien como la transferencia de volúmenes episódicos de trabajo a un contratista específico.
Una de las desventajas obvias de externalizar los procesos financieros y contables es el temor de los clientes por la seguridad de su información financiera, por el correcto mantenimiento y presentación de informes financieros y fiscales a las autoridades reguladoras. Y aunque las grandes empresas de subcontratación tienen la competencia adecuada y son responsables ante el cliente de la corrección y puntualidad de la información proporcionada, sin embargo, son el departamento financiero y el departamento de contabilidad del cliente los responsables ante el estado de la corrección y puntualidad de la información. Como resultado, los grandes clientes en Rusia son reacios a optar por la subcontratación y prefieren llevar su propia contabilidad.
Un activo fundamental de cualquier empresa de subcontratación es su reputación en el mercado y los comentarios de los clientes establecidos.
Auditoría de inventarioLa transferencia del proceso de inventario a la subcontratación, por regla general, está asociada con la resolución de problemas relacionados con la contabilidad de la propiedad. Se utiliza una tecnología basada en códigos de barras [8] . El portador de información sobre el objeto que se tiene en cuenta es una etiqueta autoadhesiva especial con un código de barras , que se destruye cuando intenta quitarla (similar a una etiqueta de inventario). Los activos fijos , bienes y materiales están marcados con etiquetas o rótulos . Los terminales de recopilación de datos con un escáner de código de barras incorporado se utilizan para recopilar información sobre la propiedad durante el inventario.
Garantizar acuerdos mutuos con el personalLa subcontratación de nómina generalmente se basa en el modelo comercial SaaS . Esto implica precisamente el cálculo de salarios, aguinaldos, viáticos, viáticos, indemnizaciones, etc., y no la ejecución de pagos.
Cualquier empresa se ve obligada a resolver problemas relacionados con la gestión de personal : contratación de empleados, cálculo de compensaciones y declaración de impuestos. Al mismo tiempo, dichas actividades están especializadas únicamente para las agencias de contratación. Es por eso que la práctica de la subcontratación de recursos humanos ( HRO, Human Resources Outsourcing ) ha ganado una popularidad considerable . Con mayor frecuencia, los procesos relacionados con la selección y búsqueda de empleados (así como el arrendamiento de personal y la contratación externa de personal ) se transfieren, con menos frecuencia, los procesos de administración de personal y nómina.
La práctica de externalizar los procesos de gestión de personal está muy extendida en Rusia. Ejemplos de empresas que prestan servicios de contratación y contratación son varias agencias de contratación. Hay muchos menos proveedores de servicios complejos de subcontratación en el campo de la gestión y administración de personal en Rusia.
Las principales áreas de uso de la subcontratación de personal son:
Eliminación de personal del personal ( outstaffing ) - una agencia de contratación (u otra estructura) registra a los empleados de la empresa en su personal, mientras que el empleado permanece en su lugar de trabajo y realiza sus funciones anteriores. Dependiendo de las particularidades de la fiscalidad, esto puede reducir significativamente el costo real de contratación o permitirle recibir beneficios especiales para empresas con poco personal. El desarrollo de esta situación es la dirección de personal temporalmente libre para trabajar en diferentes empresas ( renting de personal ).
La subcontratación minorista (del inglés , subcontratación minorista : el uso de una fuente / recurso externo en el comercio minorista) es una de las variedades de subcontratación de procesos comerciales , que implica la transferencia de una serie de funciones operativas de una empresa de comercio minorista a terceros. contratistas especializados. En primer lugar, estamos hablando de la provisión de recursos de las funciones de logística y liquidación de efectivo en el punto de venta. Incluye varios tipos de trabajo asociados con el movimiento de bienes desde el fabricante hasta un lugar específico en el estante de la tienda, incluidos el transporte, el almacenamiento, el manejo de efectivo, la escolta de mostrador y la comercialización . Además, la subcontratación minorista incluye funciones relacionadas con el empaque, embalaje y empaquetado de mercancías, que pueden ser realizadas por empresas externas tanto en sus instalaciones de producción como directamente en los almacenes y áreas de ventas de las empresas minoristas. Las responsabilidades de los contratistas involucrados incluyen la configuración de todo el proceso comercial llave en mano, incluida la selección, capacitación y rotación del personal de línea involucrado, el control de calidad de los servicios prestados, la ejecución de los permisos y permisos requeridos.
Otro ejemplo habitual de externalización de procesos de negocio es la externalización de procesos en el ámbito de la gestión de relaciones con los clientes ( en inglés CRM ) y, en particular, la externalización del procesamiento de llamadas telefónicas y la externalización a call centers . Muchas empresas occidentales utilizan este tipo de subcontratación, colocando call centers en lugares con mano de obra barata, a menudo en otros países.
El principal proveedor de servicios de subcontratación de centros de llamadas es India , que puede proporcionar a las empresas occidentales una calidad aceptable a precios bajos (debido a la mano de obra barata ) [ 9] [10] . Muy a menudo, los centros de llamadas se encuentran en Europa del Este , así como en algunos estados árabes (por ejemplo, en Egipto ) [11] .
La subcontratación de centros de llamadas en Rusia también es bastante común, pero tiene una forma ligeramente diferente. Los requisitos de dominio del idioma ruso prácticamente excluyen la colocación de centros de llamadas en países extranjeros e incluso en algunos países de la CEI . Por lo tanto, muchas empresas prefieren trasladar los centros de atención al cliente a ciudades de provincias rusas con mano de obra relativamente barata. A menudo se crea una entidad legal separada para administrar el centro de llamadas , lo que permite que esto se considere un modelo de abastecimiento, pero no es una subcontratación (insourcing).
La subcontratación de la impresión de oficina es la transferencia de todo el equipo de impresión de oficina a la gerencia con la instalación adicional por parte del subcontratista de su propio equipo de impresión. En este caso, la empresa cambia al pago por página impresa [12] .
Muy a menudo, las empresas prefieren utilizar la subcontratación en lugar de un abogado a tiempo completo. Como regla, esto es mucho más barato que mantener a su propio especialista. Los servicios legales, como los servicios de contabilidad, son necesarios para cualquier empresa, institución u organización pública, pero en la mayoría de los casos la carga de trabajo simplemente no es suficiente para que sea rentable utilizar un abogado interno.
Subcontratación editorialEjemplos típicos de subcontratación son también la transferencia a un tercero de las funciones de traducción, impresión y procesamiento posterior a la impresión de documentos, la publicación de periódicos y revistas corporativas [13] . La editorial cuenta con una plantilla de editores, correctores, un departamento de maquetación y escritores independientes. Para la traducción de materiales, la impresión de publicaciones y la distribución (las áreas más caras y que requieren más recursos), pueden participar organizaciones de terceros. Un área separada de la subcontratación de publicaciones es la organización y provisión de ventas de medios impresos.
Subcontratación logísticaLa frase "tercerización logística" se refiere a la adquisición de un tercero de servicios para el manejo de inventarios, el transporte de mercancías, su almacenamiento y todos los procesos comerciales asociados con estas operaciones.
Subcontratación socialLa subcontratación social es la transferencia por parte de las instituciones sociales de forma continua a ejecutantes externos de algunas de sus funciones, incluida la prestación de servicios sociales [14] .