Revisión documental

Una auditoría documental (a veces solo una revisión , del lat revisio - "re-look")  es la forma más completa de control financiero posterior . Una auditoría documental se entiende como un sistema de acciones de control para verificar la legalidad y validez de las operaciones comerciales de la organización auditada, la corrección de su reflejo en la contabilidad y la presentación de informes .

La revisión documental como forma de control económico

La auditoría documental  tiene por objeto vigilar el cumplimiento de la ley en la ejecución de las operaciones empresariales, su vigencia, la existencia y movimiento de bienes y obligaciones , el uso de los recursos materiales y laborales de acuerdo con las normas, estándares y estimaciones aprobadas .

La esencia de la auditoría  es verificar, mediante la aplicación de métodos de control financiero, de acuerdo con la información contable y económica documentada , una serie de cuestiones controladas sin falta por la administración, los propietarios de una entidad económica, los organismos estatales .

Principales tareas de revisión documental

Las principales tareas de la auditoría documental:

Las tareas de una auditoría documental en forma ampliada se pueden alinear con tres áreas principales de control financiero :

  1. Control del cumplimiento de la actividad del objeto auditado con las regulaciones (incluidas las locales).
  2. Control de la fiabilidad de la contabilidad y los informes.
  3. Seguimiento de la eficiencia en el uso de los recursos y gestión del capital .

Clasificación de las revisiones documentales

Facultades de los órganos de control

Marco regulatorio

El auditor  es el representante responsable del organismo que realiza la auditoría documental. En la época soviética, los derechos y obligaciones del auditor estaban determinados por:

Actualmente, no existen actos legales reglamentarios unificados y adoptados centralmente sobre la organización del trabajo de control y auditoría en la Federación Rusa. Las facultades de los órganos de control podrán ser determinadas por:

Se recomienda a los expertos en el campo de la organización del control de auditoría que prevean los siguientes derechos y poderes del auditor en el proceso de auditoría documental.

Derechos del auditor

En el proceso de auditoría, el auditor tiene derecho a utilizar todos los métodos de verificación documental y fáctica (con excepción de las compras de prueba ) . El auditor tiene responsabilidad penal por ocultar los hechos de robo y otros actos delictivos de los empleados de la organización auditada descubiertos por la auditoría.

El auditor no tiene derecho

Planificación y preparación de una auditoría documental

Preparando una revisión documental

La etapa preparatoria incluye:

Planificación de la revisión documental

Cualquier medida de control financiero debe ir acompañada de la documentación preceptiva, es decir, el reflejo de la información recibida en la documentación elaborada de acuerdo con los requerimientos de la autoridad reguladora. Los materiales de medidas de control son una fuente de información sobre la legalidad de las actividades financieras y económicas de la organización auditada. La documentación incluye:

La planificación de una medida de control debe realizarse de acuerdo con los principios generales de la organización del control , así como de acuerdo con los siguientes principios particulares:

  1. El principio de complejidad  : garantizar la coherencia y la interconexión de todas las etapas de la auditoría y las acciones de control individuales en términos de tiempo y objetos (divisiones estructurales, etc.)
  2. El principio de eficacia  - el contenido en términos de instrucciones precisas de los ejecutantes y plazos, que le permite controlar la eficacia del auditor y las actividades de control en curso.
  3. El principio de especificidad  es la concreción de las preguntas que se verifican de tal forma que sea posible determinar el plazo para completar cada tarea y las calificaciones del ejecutante.
  4. El principio de la realidad  : tener en cuenta las capacidades reales de las personas y los recursos materiales asignados para la auditoría (por ejemplo, se necesitan trabajadores de mudanza para inventariar un almacén grande y posiblemente el equipo) .
  5. El principio de flexibilidad  es la posibilidad de mejorar, complementar y aclarar el plan durante la auditoría. Las modificaciones al plan deben estar justificadas y condicionadas por los hechos específicos identificados .

Programa de revisión documental

Las cuestiones específicas de auditoría están determinadas por el programa de auditoría aprobado por el jefe del organismo que designó la auditoría. El programa de revisión puede contener las siguientes secciones:

  1. El propósito de la auditoría  - es la auditoría completa o parcial; si la auditoría es parcial, qué temas están sujetos a auditoría, qué unidades estructurales se auditan.
  2. Composición del grupo de revisión .
  3. El momento de la auditoría .
  4. Cuestiones sujetas a verificación  : áreas de actividades financieras y económicas de la organización (por ejemplo, verificación de la caja registradora, verificación de operaciones con activos fijos , verificación de la disciplina de desempeño, etc.) . Para cada pregunta se determina lo siguiente:
    • ¿Cuándo se debe revisar la pregunta?
    • quién exactamente del grupo de auditoría es responsable de este problema,
    • qué métodos de control documental y real se prevé utilizar,
    • qué método de verificación se supone: continuo o selectivo; si es selectivo, ¿cuál es el principio de muestreo ?
  5. Formularios de documentación de auditoría  : muestras de documentos de trabajo, declaraciones de declaraciones, solicitudes, etc.

Un programa de auditoría completo y correctamente elaborado centra la atención del auditor en los principales temas de auditoría, revela su contenido, es decir, ayuda al auditor a comprobar cada tema en detalle. Un programa mal concebido puede conducir a una verificación no sistemática de los documentos, cuyos resultados se reducirán al descubrimiento accidental de algunas violaciones.

Con base en las asignaciones recibidas, los miembros del grupo auditor elaboran planes de trabajo para la realización de inspecciones de las áreas de actividad de la organización auditada que les han sido asignadas, aprobados por el jefe del grupo auditor. El jefe de la unidad de control y auditoría, junto con el jefe del grupo de auditoría, antes del inicio de la auditoría, instruye a los auditores, en donde centra su atención en aquellos temas y áreas que requieren una verificación más exhaustiva.

Para realizar una auditoría, a todos los empleados que participan en ella se les expide un certificado especial , además, los empleados de los órganos de control y auditoría deben tener certificados de servicio permanente de la forma establecida.

Realización de una auditoría documental

Acciones de control de prioridad

Inmediatamente al comienzo de la auditoría, es necesario llevar a cabo las siguientes acciones:

  1. Sellado de la caja y aquellos lugares de almacenamiento de artículos de inventario, donde se planea una verificación repentina de su disponibilidad.
  2. Presentación de documentos al jefe de la organización, conocimiento del grupo de auditoría.
  3. Conocimiento del acto de la auditoría anterior y verificación de la ejecución de las propuestas sobre la misma.

Métodos de control de revisión

La verificación directa de las actividades financieras y económicas de la organización auditada de acuerdo con el programa de auditoría es la siguiente:

Teniendo en cuenta el estudio de los datos, el programa de auditoría documental puede ajustarse en el curso de su implementación.

El jefe de la organización auditada está obligado a crear las condiciones apropiadas para el trabajo del grupo de auditoría, proporcionar locales, medios de comunicación y equipo de oficina y transporte. En caso de negativa a proporcionar al grupo de auditoría los documentos requeridos, u otros obstáculos que impidan la realización de la auditoría, el jefe del grupo lo informa al organismo que designó la auditoría para tomar medidas. En ausencia o negligencia de la contabilidad, el auditor redacta un acta al respecto y tiene derecho a suspender la auditoría hasta que se restablezca la contabilidad.

Si se identifican signos de abuso grave , el auditor tiene derecho a redactar un acto provisional, que puede servir como base para iniciar un caso penal , sin esperar al final de la auditoría. Todos los datos reflejados en dicho acto intermedio se incluyen posteriormente en el acto de auditoría principal.

Documentos de trabajo del auditor

Los papeles de trabajo del auditor son documentos que describen los procedimientos utilizados por el auditor y sus resultados (principalmente, esto se refiere a los métodos de control real). Estos documentos deben tener los siguientes detalles:

La práctica muestra que el incumplimiento de los requisitos formales para la ejecución de los procedimientos de control puede ser la base para negarse a considerar sus resultados en los tribunales . Por lo tanto, la auditoría no logrará su objetivo principal: no proporcionará información probatoria .

Los materiales de cada auditoría en la oficina de trabajo del órgano de control y auditoría deben estar en un archivo separado con el número correspondiente.

Auditoría de direcciones separadas de actividad de la organización

Auditoría de activos fijos

Revisión del cajero

Auditoría de inversiones financieras

Revisión de cuentas

Revisión de contratos comerciales

Auditoría de la actividad económica exterior

Revisión de la definición y distribución de utilidades

Características de la auditoría en empresas de diversos campos de actividad

Auditoría de la organización minorista

Revisión en construcción

Auditoría en empresas de autotransporte

Auditoría de una institución presupuestaria

Auditoría en un banco comercial

Registro de los resultados de la auditoría documental

El procedimiento para la firma del acta de auditoría documental

Los resultados de una auditoría documental se documentan en un acta . El acta de auditoría está firmada por el jefe del grupo de auditoría, el jefe y el contador jefe de la organización. El jefe y el contador jefe tienen derecho a recibir tiempo para un estudio detallado del informe de auditoría (generalmente hasta cinco días). Si hay objeciones y comentarios sobre el acta de auditoría, el jefe y el contador jefe firman el acta y al mismo tiempo hacen una reserva (registro) antes de su firma de que el acta se firma con desacuerdos. La lista de objeciones se presenta al auditor por escrito ( minuta de disconformidad ) y se adjunta al acta de auditoría, siendo parte integrante de la misma. A su vez, el auditor tiene derecho a opinar sobre las objeciones y comentarios del jefe de contabilidad y jefe de contabilidad. Si el jefe y el jefe de contabilidad se niegan a firmar el informe de auditoría, el auditor al final del informe deja constancia de que están familiarizados con el informe y se negaron a firmar. En este caso, el informe de auditoría se envía por correo con acuse de recibo.

Contenido del acta de revisión documental

I. Introducción :

  1. El nombre del tema de revisión.
  2. Fecha y lugar del acto.
  3. Por quién y sobre qué base se llevó a cabo la auditoría.
  4. Período comprobado.
  5. El momento de la auditoría.
  6. Nombre completo y detalles de la organización, afiliación departamental o información sobre los fundadores.
  7. Los principales objetivos y actividades de la organización, la disponibilidad de una licencia para llevar a cabo ciertos tipos de actividades.
  8. Relación y detalle de las cuentas de la organización en entidades de crédito .
  9. Quién y cuándo en el período auditado actuó como jefe y contador jefe (incluso temporalmente).
  10. Por quién y cuándo se llevó a cabo la auditoría anterior, qué se hizo para eliminar las violaciones identificadas.

II. Parte narrativa  : consta de secciones de acuerdo con los problemas del programa de auditoría documental:

  1. Descripción de los datos disponibles sobre el tema actual, qué documentos y cómo se estudiaron.
  2. Descripción de los hechos de violaciones identificados durante la auditoría:
    • cual fue la violacion
    • en qué documentos se reflejó la violación,
    • qué requisitos de qué reglamentos se violan,
    • cuando ocurrió la violación
    • quien cometió la violación
    • la cantidad de daños documentados ,
    • otras consecuencias del incumplimiento.

tercero parte final :

  1. Conclusiones del auditor sobre cada elemento del programa de auditoría documental.
  2. Propuestas del auditor para eliminar las violaciones identificadas, para compensar el daño causado.
  3. (ahora opcional) Resumir la experiencia positiva de la organización en la gestión eficaz.
  4. Anexos al acto de auditoría documental:
    • actos provisionales, si los hubiere,
    • explicaciones recibidas por el auditor durante la auditoría de varias personas, si son la base para alguna conclusión en el acto,
    • certificados extendidos por el auditor, cálculos, tablas,
    • documentos incautados por el auditor,
    • explicaciones y objeciones del jefe y del contador jefe y la conclusión del auditor sobre ellas.
  5. Firmas del auditor, jefe y jefe de contabilidad de la organización.

Requisitos para un acto de auditoría documental

(Ejemplos de frases que no es aceptable incluir en el acto de auditoría documental:

etc.)

Cabe señalar que el jefe del grupo de auditoría no es un superior en relación con el jefe de la organización auditada (división). Por lo tanto, las propuestas del Auditor para la eliminación de violaciones y compensación por daños son, de hecho, recomendaciones. Algunas de estas propuestas pueden implementarse en el curso de una auditoría documental (que se anota en el informe de auditoría). Para dar a las propuestas de acto de auditoría un rango normativo, el titular del órgano que designó la auditoría emite una orden basada en los resultados de la auditoría. En este orden, el gerente superior aprueba el acto de auditoría, ordena la eliminación de las infracciones y la implementación de las propuestas del acto, y fija los plazos para su ejecución. Después de eliminar las violaciones y tomar medidas para compensar el daño, el jefe de la organización auditada (subdivisión) envía un informe al jefe superior sobre la implementación de propuestas para el acto de auditoría documental.

Auditoría documental a pedido de las fuerzas del orden

Una auditoría documental puede ser uno de los métodos de recolección de pruebas en la investigación de un caso penal sobre un delito económico .

Literatura